# ReinigungsDesk — vollständige Fassung > Die Betriebssoftware für Gebäudereiniger. Einsatzplanung, Zeiterfassung, Leistungsnachweise und Abrechnung in einem System — für inhabergeführte Reinigungsbetriebe mit 2 bis 50 Mitarbeitern. Stand: 2026-09-12. Quelle: https://reinigungsdesk.de ## Anbieter AI4App, Gertrud-von-le-Fort-Str. 40, 93051 Regensburg, Deutschland. Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Kontakt: info@reinigungsdesk.de oder WhatsApp (werktags 8 bis 18 Uhr). Entwicklung, Einführung und Support liegen in derselben Hand. Kein Ticketsystem, keine Zwischenebene. ## Produkt in Zahlen - Preis: 12 Euro pro Reinigungskraft und Monat. Auf den Preis kommt keine Umsatzsteuer hinzu (§ 19 UStG). - Abgerechnet wird nach Reinigungskräften; Büromitarbeiter brauchen keine eigene Lizenz. - Enthalten: alle Module, alle Schnittstellen, Kundenportal, Einführung und Datenübernahme. - Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit über den laufenden Monat hinaus. - Einführung: zwei bis vier Wochen, begleitet. Büro und Belegschaft werden getrennt geschult; Reinigungskräfte brauchen dafür in der Regel eine halbe Stunde. - Plattformen: Web, iOS und Android. Hosting in Deutschland, je Betrieb eigene Adresse und eigene Datenbank. - Sprachen: 8 — Deutsch, Englisch, Russisch, Ukrainisch, Arabisch, Slowakisch, Ungarisch, Italienisch. Deutsch und Englisch vollständig, die übrigen im Aufbau. ## Preis im Beispiel Adresse: https://reinigungsdesk.de/preise/ - 5 Reinigungskräfte: 60 Euro im Monat, 720 Euro im Jahr. - 15 Reinigungskräfte: 180 Euro im Monat, 2.160 Euro im Jahr. - 40 Reinigungskräfte: 480 Euro im Monat, 5.760 Euro im Jahr. - Nicht extra: Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Lizenzen fürs Büro, Zugänge für Auftraggeber, Speicherplatz, Umsatzsteuer (§ 19 UStG). - Gekündigt wird zum Ende des laufenden Monats; die eigenen Daten werden vorher in maschinenlesbarer Form herausgegeben. ## Module ### Einsatz - Einsatzplanung: Wer ist wann in welchem Objekt. Krankmeldung rein, Ersatz vorgeschlagen, Plan wieder stimmig. - Schichtplanung: Wiederkehrende Touren einmal anlegen, danach läuft der Plan von selbst weiter. - Zeiterfassung: Stempeln am Handy, mit Objektbezug. Keine Zettel, die am Monatsende abgetippt werden. - Leistungsnachweise: Foto und Video zur erbrachten Leistung, mit Uhrzeit und Namen. Der Beleg, der Diskussionen beendet. ### Objekt - Objekte & Reinigungspläne: Jedes Objekt mit Raumbuch, Turnus und Leistungsverzeichnis — sichtbar für die Kraft vor Ort. - Schlüsselübergabe: Wer hat welchen Schlüssel seit wann. Übergabe wird quittiert, nicht erinnert. - Inventar: Maschinen, Geräte und Verbrauchsmaterial je Objekt und je Mitarbeiter. ### Personal - Urlaubsplanung: Antrag, Freigabe, Restanspruch — und der Einsatzplan weiß sofort davon. - Personalakte & Nachweise: Ausweise, Aufenthaltstitel und Qualifikationen mit Gültigkeitsdatum. Das System meldet sich vor dem Ablauf. - Verträge mit E-Signatur: Arbeits- und Kundenverträge digital ausfertigen und unterschreiben lassen. - Persönlicher Planer: Jede Kraft sieht ihre eigenen Einsätze, Aufgaben und Fristen — in ihrer Sprache. ### Kunde - Kundenportal: Der Auftraggeber sieht Pläne, Nachweise und Rechnungen selbst. Ohne Aufpreis. - Tickets & Reklamationen: Beschwerden laufen nicht mehr über WhatsApp, sondern mit Verlauf, Zuständigkeit und Frist. - Subunternehmer-Nachweise: Nachunternehmer arbeiten im selben System mit und liefern ihre Nachweise gleich mit. - CRM & Kontakte: Auftraggeber, Ansprechpartner und der gesamte Schriftverkehr an einer Stelle. ### Kaufmännisch - Angebote & Aufträge: Vom Aufmaß zum Angebot zum Auftrag — ohne den Umweg über Word. - Rechnungen & Buchhaltung: Aus erfassten Stunden und Leistungen wird die Rechnung. Bankumsätze ordnen sich selbst zu. - Ausschreibungen: Öffentliche Ausschreibungen sichten und beantworten, mit KI-Entwurf für das Anschreiben. - E-Mail-Postfach: Das Betriebspostfach im System, jede Mail am Objekt oder Kunden abgelegt. - Kennzahlen-Cockpit: Welches Objekt trägt sich, welches nicht — monatlich statt am Jahresende. ## Schnittstellen - apaleo (Hotel-Property-Management): Der Check-out im Hotelsystem legt den Reinigungsauftrag selbst an. Der Zustand der Einheit wird zurückgemeldet. - Smoobu (Ferienwohnungen): Buchungen und Abreisen werden automatisch zu Einsätzen im Plan. - DATEV (Steuerberatung): Lohn- und Buchhaltungsdaten gehen im erwarteten Format an den Steuerberater. Im Grundpreis enthalten. - Lexware Office (Buchhaltung): Belege und Rechnungen wandern ohne Zwischenschritt in die Buchhaltung. - finAPI (Bankanbindung): Eingehende Zahlungen werden offenen Rechnungen automatisch zugeordnet. - Google Drive (Dokumente): Objektunterlagen und Belege bleiben dort, wo der Betrieb sie ohnehin ablegt. - IMAP / SMTP (E-Mail): Das bestehende Postfach wird eingebunden — kein Umzug der Betriebsadresse nötig. - Offene Schnittstelle (REST-API): Eigene Auswertungen und Fremdsysteme lassen sich anbinden. Im Grundpreis enthalten. ## Im Tagesbetrieb Die Betriebe werden anonymisiert genannt, solange keine schriftliche Freigabe vorliegt. - Gebäudereinigung in Leipzig: 62 Auftraggeber, 63 Objekte, 19 Mitarbeiter, apaleo-Anbindung, 35 Einheiten an 11 Adressen. - Gebäudereinigung im Raum Regensburg: Im Tagesbetrieb, Planung, Zeiterfassung und Abrechnung im System. - Sicherheitsdienst im Raum Regensburg: 35 Mitarbeiter, 230 Einsätze, Dieselbe Plattform, nur andere Konfiguration. ## Was die Module ausdrücklich nicht tun Diese Angaben stehen auf den jeweiligen Modulseiten und sind Teil der Produktbeschreibung. ### Einsatzplanung - Die Einsatzplanung erfasst keine Arbeitszeit. Sie legt fest, wer wann wo eingeteilt ist; was tatsächlich gearbeitet wurde, kommt aus der Zeiterfassung — das sind zwei Zahlen, die man nicht verwechseln darf. - Sie optimiert keine Fahrtrouten. Touren werden so gebildet, wie der Betrieb sie fährt, und nicht nach einer Berechnung, die die örtlichen Gegebenheiten nicht kennt. - Sie ersetzt das Gespräch nicht. Eine kurzfristige Umplanung erreicht die Kraft als Mitteilung; ob sie den Einsatz übernehmen kann, entscheidet weiterhin sie. ### Schichtplanung - Die Schichtplanung plant den Regelfall, nicht die Ausnahme. Kurzfristige Umplanungen, Ausfälle und Zusatzaufträge gehören in die Einsatzplanung — die Schichtplanung liefert ihr nur den Unterbau. - Sie entscheidet nicht über Arbeitszeitrecht. Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Zuschlagsregeln bleiben Sache des Betriebs; das System bildet den Plan ab, nicht seine rechtliche Bewertung. ### Zeiterfassung - Die Zeiterfassung rechnet keinen Lohn ab. Sie liefert die Grundlage und den Export — unter anderem nach DATEV und Lexware Office —, die Abrechnung selbst bleibt beim Lohnbüro oder beim Steuerberater. - Sie ist keine Standortüberwachung. Erfasst wird der Einsatz mit Objektbezug aus dem Plan, nicht der Aufenthalt einer Person im Tagesverlauf. - Sie bewertet die Arbeitszeit nicht rechtlich. Ob eine Fahrzeit Arbeitszeit ist und wie Zuschläge zu behandeln sind, entscheidet der Betrieb mit seiner Lohnabrechnung. ### Leistungsnachweise - Der Nachweis dient nicht der Kontrolle der Belegschaft, sondern der Rückendeckung des Betriebs gegenüber dem Auftraggeber. Dokumentiert wird die Leistung, nicht die Person. - Nicht jeder Einsatz braucht einen Nachweis. Sinnvoll ist eine Regel je Objekt — kritische Bereiche immer, der Rest stichprobenweise. Nachweise, die niemand ansieht, kosten nur Zeit. - Ein Foto ersetzt keine vertragliche Vereinbarung. Was als erbracht gilt, steht im Leistungsverzeichnis; der Nachweis belegt nur, dass es geschehen ist. ### Objekte & Reinigungspläne - Das Modul ersetzt die Objektbegehung nicht. Flächen, Beläge und Besonderheiten müssen einmal aufgenommen werden; danach werden sie gepflegt, nicht neu erfunden. - Es rechnet kein Leistungsverzeichnis. Was vereinbart wurde, kommt aus dem Vertrag; das System hält es fest und macht es lesbar. ### Schlüsselübergabe - Das Modul verhindert keinen Schlüsselverlust. Es beantwortet die Frage, die nach einem Verlust gestellt wird — wer hatte ihn seit wann, und wer hat den Empfang bestätigt. - Es ersetzt keine Versicherung. Ob die Schlüsselverlustklausel in der Betriebshaftpflicht eingeschlossen ist und mit welcher Summe, bleibt eine Frage an den Versicherer. - Es steuert keine elektronischen Schließanlagen. Erfasst wird die Übergabe des Schlüssels, nicht die Berechtigung im Schließsystem. ### Inventar - Das Inventar ist keine Warenwirtschaft mit Lieferantenpreisen und Einkaufskonditionen. Es führt Bestand, Ausgabe und Zuordnung, nicht den Einkauf. - Es bestellt nicht selbst. Eine Bestellung wird im System ausgelöst und sichtbar gemacht; ausgelöst wird sie von einem Menschen. ### Urlaubsplanung - Das Modul entscheidet nicht über Anträge. Es zeigt Restanspruch und Auswirkung auf den Plan; die Freigabe bleibt eine Entscheidung des Betriebs. - Es bewertet das Urlaubsrecht nicht. Übertragung ins Folgejahr, Verfall und Sonderfälle richten sich nach Gesetz und Arbeitsvertrag, nicht nach der Software. ### Personalakte & Nachweise - Die Personalakte prüft keine Dokumente inhaltlich. Sie hält fest, was vorliegt und wie lange es gilt; ob ein Titel zur Beschäftigung berechtigt, bleibt eine Frage an die Ausländerbehörde oder den Rechtsrat. - Sie ersetzt keine Lohnakte. Was das Lohnbüro führt, bleibt beim Lohnbüro; hier liegen die Nachweise, die im Betrieb und bei einer Prüfung gebraucht werden. ### Verträge mit E-Signatur - Das Modul erstellt keine Vertragstexte. Vorlagen und Klauseln kommen vom Betrieb oder seinem Rechtsrat; das System füllt, versendet und legt ab. - Es berät nicht zur Formwirksamkeit. Für welche Erklärungen die Schriftform vorgeschrieben ist, entscheidet das Gesetz und nicht die Software — Nachweise nach dem Nachweisgesetz sind ein bekanntes Beispiel. ### Persönlicher Planer - Die Übersetzung ist nicht in allen Sprachen vollständig. Deutsch und Englisch sind vollständig übersetzt, Russisch, Ukrainisch, Arabisch, Slowakisch, Ungarisch und Italienisch sind im Aufbau. - Übersetzt wird die App, nicht jeder vom Betrieb eingegebene Text. Ein handgeschriebener Hinweis im Objektfeld bleibt in der Sprache, in der er eingegeben wurde. - Der Planer zeigt keine Daten anderer. Wer den Gesamtplan des Betriebs sehen muss, arbeitet im Büro und nicht in der Mitarbeiter-App. ### Kundenportal - Der Auftraggeber sieht ausschließlich seinen eigenen Bereich — seine Objekte, seine Nachweise, seine Rechnungen. Personaldaten, Kalkulationen und andere Auftraggeber sind für ihn nicht sichtbar. - Das Portal ersetzt den Kontakt nicht. Es nimmt die Routinefragen ab; die Gespräche, auf die es ankommt, werden weiterhin geführt. ### Tickets & Reklamationen - Ein Ticketsystem löst keine Reklamation. Es sorgt dafür, dass sie nicht vergessen wird, dass jemand zuständig ist und dass später nachvollziehbar bleibt, was besprochen wurde. - Es ersetzt den Anruf beim verärgerten Auftraggeber nicht. Es liefert nur die Grundlage, mit der dieser Anruf anders verläuft. ### Subunternehmer-Nachweise - Das Modul prüft keine Nachunternehmer. Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Versicherungsnachweise und die Zusicherung zum Mindestlohn bleiben eine Entscheidung vor der Beauftragung. - Es hebt die Haftung nicht auf. Nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz haftet der beauftragende Unternehmer für die Mindestlohnansprüche der Beschäftigten seines Nachunternehmers wie ein Bürge — daran ändert keine Software etwas. - Der Nachunternehmer sieht ausschließlich die Objekte und Einsätze, die ihn betreffen. Der übrige Betrieb bleibt für ihn unsichtbar. ### CRM & Kontakte - Das Modul ist kein Vertriebswerkzeug mit Kampagnen, Bewertungslogik und Verkaufstrichter. Es hält Kontakte, Verlauf und Wiedervorlage fest — für einen Betrieb mit zwei bis fünfzig Mitarbeitern ist das der Teil, der fehlt. - Es akquiriert nicht. Wer keine Anfragen bekommt, bekommt sie auch mit CRM nicht. ### Angebote & Aufträge - Das System setzt keine Leistungswerte für den Betrieb fest. Es rechnet mit den Werten, die hinterlegt sind — der belastbare Wert entsteht erst aus den eigenen erfassten Stunden vergleichbarer Objekte. - Es führt keine Tariftabellen. Die jeweils geltenden Stundensätze und ihre Änderungstermine gehören vor jeder Kalkulation nachgeschlagen und gepflegt. ### Rechnungen & Buchhaltung - Das Modul ersetzt weder Steuerberater noch Lohnbüro. Es erzeugt Rechnungen und liefert die Daten im erwarteten Format; die Buchführung und ihre Verantwortung bleiben dort, wo sie heute liegen. - Es entscheidet nicht über steuerliche Fragen. Welcher Steuersatz gilt und wie ein Sachverhalt zu buchen ist, klärt der Steuerberater. ### Ausschreibungen - Der Entwurf des Anschreibens ist ein Vorschlag, keine fertige Bewerbung. Geprüft und verantwortet wird sie vom Betrieb — eine unbesehen eingereichte Bewerbung ist ein Risiko, kein Zeitgewinn. - Das Modul berät nicht zum Vergaberecht. Eignungskriterien, Nachweispflichten und Fristen stehen in der Ausschreibung; ihre Auslegung bleibt Sache des Betriebs. ### E-Mail-Postfach - Das Modul ist kein eigener Mailanbieter. Es bindet das vorhandene Postfach über IMAP und SMTP ein; die Adresse bleibt, wo sie ist. - Es liest keine privaten Postfächer. Eingebunden wird das Betriebspostfach — was über persönliche Adressen läuft, bleibt außen vor, und das ist auch der Grund, warum es das nicht sollte. ### Kennzahlen-Cockpit - Das Cockpit rechnet nichts, was nicht ohnehin erfasst wird. Ohne Zeiterfassung mit Objektbezug und ohne hinterlegte Sollstunden bleibt es leer. - Es ersetzt die Auswertung des Steuerberaters nicht. Die zeigt das Ergebnis des Betriebs, das Cockpit das Ergebnis je Objekt — beide Zahlen beantworten verschiedene Fragen. - Es trifft keine Entscheidung. Ob ein Objekt nachverhandelt oder gekündigt wird, bleibt eine unternehmerische Frage. ## Glossar Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/. 20 Fachbegriffe des Gebäudereiniger-Handwerks, produktunabhängig. ### Allgemeinverbindlichkeit Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/allgemeinverbindlichkeit/ Auch: AVE, Allgemeinverbindlicherklärung, Branchenmindestlohn. Ein Tarifvertrag ist allgemeinverbindlich, wenn seine Wirkung über die Mitglieder der Tarifparteien hinaus auf alle Betriebe und Beschäftigten der Branche erstreckt wird. Im Gebäudereiniger-Handwerk sind die Mindestlöhne auf diesem Weg für alle Betriebe der Branche verbindlich — auch für solche, die keinem Arbeitgeberverband angehören. Abgrenzung: Der Branchenmindestlohn im Gebäudereiniger-Handwerk liegt über dem gesetzlichen Mindestlohn und geht diesem vor. Wer nur den gesetzlichen Mindestlohn zahlt, unterschreitet die Branchenlöhne — und haftet dafür auch gegenüber den Beschäftigten seiner Nachunternehmer. ### Aufzeichnungspflicht nach MiLoG Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/aufzeichnungspflicht-nach-milog/ Auch: Arbeitszeitaufzeichnung, Stundenaufzeichnung nach Mindestlohngesetz. Nach § 17 Mindestlohngesetz müssen Betriebe der in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen — darunter das Gebäudereinigungsgewerbe — Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzeichnen. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages vorliegen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Abgrenzung: Die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz richtet sich an die Finanzkontrolle Schwarzarbeit und dient dem Nachweis des Mindestlohns. Davon zu unterscheiden ist die allgemeine Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit, die das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet hat. ### Bauendreinigung Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/bauendreinigung/ Auch: Bauschlussreinigung, Baufeinreinigung. Die Bauendreinigung ist die letzte Reinigung nach Abschluss aller Bauarbeiten und vor der Übergabe oder dem Bezug eines Gebäudes. Sie entfernt Bauschmutz, Klebereste, Farbspritzer und Schutzfolien und stellt den bezugsfertigen Zustand her; abgerechnet wird sie nach Aufwand oder Quadratmeter, nicht im Turnus. Abgrenzung: Vor der Bauendreinigung liegen Baugrobreinigung — das Entfernen von Bauschutt während der Rohbauphase — und Bauzwischenreinigung. Wer eine Bauendreinigung anbietet, kalkuliert einen bezugsfertigen Zustand; wer stattdessen eine unfertige Baustelle vorfindet, erbringt ohne Nachtrag eine Leistung, die er nicht angeboten hat. ### Belegungsreinigung Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/belegungsreinigung/ Auch: Abreisereinigung, Check-out-Reinigung, Wechselreinigung. Bei der Belegungsreinigung entsteht der Reinigungsbedarf aus der Buchung und nicht aus einem Kalender: Gereinigt wird, wenn ein Gast abgereist ist oder eine Einheit den Zustand wechselt. Sie ist der Regelfall in Hotellerie, Aparthotels und Kurzzeitvermietung und lässt sich nur planen, wenn die Abreisen tagesaktuell vorliegen. Abgrenzung: Die Belegungsreinigung ist keine Unterhaltsreinigung mit anderem Turnus. Sie hat überhaupt keinen Turnus: Ein Wochenplan ist am Tag seiner Erstellung bereits veraltet, weil Verlängerungen, Stornierungen und kurzfristige Abreisen ihn laufend ändern. ### FKS-Prüfung Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/fks-pruefung/ Auch: Finanzkontrolle Schwarzarbeit, Zollprüfung. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit, kurz FKS, ist die Prüfbehörde des Zolls für Schwarzarbeit, illegale Beschäftigung und die Einhaltung des Mindestlohns. Sie prüft sowohl im Betrieb als auch unangekündigt im Objekt und kann die Vorlage der Arbeitszeitaufzeichnungen sowie der Lohnunterlagen verlangen. Abgrenzung: Die FKS ist keine Betriebsprüfung des Finanzamts und keine Prüfung der Rentenversicherung. Sie prüft nicht die Steuer, sondern die Beschäftigung: ob angemeldet ist, wer arbeitet, und ob gezahlt wird, was zu zahlen ist. ### Glasreinigung Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/glasreinigung/ Auch: Fensterreinigung, Glas- und Rahmenreinigung. Glasreinigung umfasst die Reinigung von Glasflächen einschließlich Rahmen, Falzen und Beschlägen und wird im Gebäudereiniger-Handwerk als eigene Leistungsart mit eigenem Turnus geführt. Der Preis richtet sich weniger nach der Fläche als nach der Zugänglichkeit — Höhe, Hilfsmittel und Absturzsicherung bestimmen den Aufwand. Abgrenzung: Innenliegende Glasflächen bis Griffhöhe gehören häufig in die Unterhaltsreinigung, die eigentliche Glasreinigung dagegen nicht. Entscheidend ist, was das Leistungsverzeichnis abgrenzt: „Glasflächen innen" ohne Höhenangabe ist die Formulierung, aus der später der Streit entsteht. ### Grundreinigung Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/grundreinigung/ Auch: Intensivreinigung, Grundreinigung von Bodenbelägen. Die Grundreinigung ist eine turnusferne Intensivreinigung, die einen verlorenen Ausgangszustand wiederherstellt — etwa durch das vollständige Entfernen alter Pflegefilme von einem Bodenbelag und das anschließende Neubeschichten. Sie wird nach Aufwand oder Fläche gesondert beauftragt und ist nicht Teil des monatlichen Festpreises der Unterhaltsreinigung. Abgrenzung: Grundreinigung und Unterhaltsreinigung unterscheiden sich nicht in der Gründlichkeit, sondern im Ziel: Die eine stellt einen Zustand wieder her, die andere hält ihn. Wer eine Grundreinigung ohne gesonderte Beauftragung im Rahmen des Unterhaltsvertrags mit erbringt, verschenkt regelmäßig mehrere Tagewerke. ### Leistungsnachweis Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/leistungsnachweis/ Auch: Leistungsdokumentation, Reinigungsnachweis, Tätigkeitsnachweis. Ein Leistungsnachweis belegt, dass eine vereinbarte Reinigungsleistung erbracht wurde. Belastbar ist er, wenn er vier Angaben trägt: was gereinigt wurde, in welchem Objekt, zu welcher Uhrzeit und von wem. Eine gesetzliche Formvorschrift gibt es nicht — maßgeblich ist, was der Reinigungsvertrag verlangt. Abgrenzung: Der Leistungsnachweis belegt die erbrachte Leistung gegenüber dem Auftraggeber. Die Arbeitszeitaufzeichnung nach § 17 Mindestlohngesetz belegt die Arbeitszeit gegenüber der Behörde. Beide entstehen oft aus derselben Erfassung, erfüllen aber verschiedene Zwecke und dürfen nicht gegeneinander ausgetauscht werden. ### Leistungsverzeichnis Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/leistungsverzeichnis/ Auch: LV, Leistungsbeschreibung. Das Leistungsverzeichnis, kurz LV, listet für jedes Objekt auf, welche Leistung in welchem Bereich in welchem Turnus zu erbringen ist. Es ist Bestandteil des Reinigungsvertrags und zugleich die Grundlage der Kalkulation: Was nicht im Leistungsverzeichnis steht, ist weder geschuldet noch bezahlt. Abgrenzung: Das Leistungsverzeichnis beschreibt, was zu tun ist. Das Raumbuch beschreibt, wo — mit Flächen, Belägen und Raumarten. Beide werden häufig verwechselt; ein Leistungsverzeichnis ohne zugehöriges Raumbuch lässt sich nicht nachrechnen, weil die Bezugsgröße fehlt. ### Leistungswert Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/leistungswert/ Auch: Richtleistung, Flächenleistung, Quadratmeterleistung. Der Leistungswert gibt an, wie viele Quadratmeter eine Reinigungskraft bei einer bestimmten Tätigkeit in einer Stunde bewältigt. Er ist der Umrechnungsfaktor zwischen Fläche und Zeit und damit die empfindlichste Größe jeder Kalkulation — schon eine Abweichung von zehn Prozent entscheidet darüber, ob ein Objekt sich trägt. Abgrenzung: Ein Leistungswert ist kein Sollwert für eine einzelne Person, sondern eine Kalkulationsgröße für ein Objekt. Wer ihn zur Leistungsvorgabe an eine Reinigungskraft macht, misst den Menschen an einer Zahl, die für ein Gebäude gebildet wurde. ### Nachunternehmer Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/nachunternehmer/ Auch: Subunternehmer, Nachauftragnehmer. Ein Nachunternehmer ist ein selbständiges Unternehmen, das im Auftrag eines anderen Unternehmens Reinigungsleistungen erbringt. Nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz haftet der beauftragende Unternehmer für die Mindestlohnansprüche der Beschäftigten seines Nachunternehmers wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat. Abgrenzung: Ein Nachunternehmer erbringt eine eigene Werkleistung mit eigenem Personal und eigener Weisungsbefugnis. Wird stattdessen Personal in den fremden Betrieb eingegliedert und dort angewiesen, liegt Arbeitnehmerüberlassung vor — mit vollständig anderen Anforderungen und dem Risiko der unerlaubten Überlassung. ### Objektleiter Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/objektleiter/ Auch: Objektbetreuer, Objektmanager. Der Objektleiter verantwortet ein oder mehrere Objekte gegenüber dem Auftraggeber und dem eigenen Betrieb: Einweisung des Personals, Qualitätskontrolle, Materialversorgung, Bearbeitung von Reklamationen und die Einhaltung des Leistungsverzeichnisses. Er ist die Schnittstelle zwischen Büro und Objekt und in Ausschreibungen häufig als Ansprechpartner namentlich gefordert. Abgrenzung: Der Vorarbeiter führt eine Gruppe während der Reinigung und arbeitet in der Regel mit. Der Objektleiter führt das Objekt, nicht die Schicht — er ist für das Ergebnis gegenüber dem Auftraggeber verantwortlich, auch wenn er nicht anwesend war. ### Rahmenvertrag Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/rahmenvertrag/ Auch: Rahmenvereinbarung, Abrufvertrag. Ein Rahmenvertrag legt die Bedingungen für eine Reihe künftiger Einzelaufträge fest — Preise, Leistungsarten, Fristen und Qualitätsanforderungen —, ohne selbst schon eine bestimmte Menge zu beauftragen. Die eigentliche Leistung entsteht erst durch den Abruf; eine Abnahmemenge ist damit in der Regel nicht garantiert. Abgrenzung: Der Unterhaltsreinigungsvertrag verpflichtet zu einer festen, wiederkehrenden Leistung zum Festpreis. Der Rahmenvertrag verpflichtet nur zu den Konditionen, falls abgerufen wird. Wer beide gleich kalkuliert, rechnet mit einer Auslastung, die ihm niemand zugesagt hat. ### Raumbuch Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/raumbuch/ Auch: Flächenverzeichnis, Raumliste. Das Raumbuch verzeichnet alle Räume und Flächen eines Objekts mit Raumart, Quadratmetern, Bodenbelag und Ausstattung. Es ist die Mengengrundlage jeder Kalkulation: Ohne Raumbuch lässt sich weder eine Sollzeit rechnen noch eine Preisanpassung begründen, weil die Bezugsgröße fehlt. Abgrenzung: Das Raumbuch sagt, was da ist; das Leistungsverzeichnis sagt, was damit zu tun ist. Ein Aufmaß ist wiederum nur die einmalige Erhebung der Flächen — das Raumbuch ist deren gepflegte Fortschreibung. ### Reinigungsturnus Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/reinigungsturnus/ Auch: Turnus, Reinigungsintervall, Reinigungsfrequenz. Der Reinigungsturnus gibt an, wie oft eine Leistung in einem Bereich erbracht wird — üblich als Angabe pro Woche, etwa 5/7 für werktäglich oder 1/7 für einmal wöchentlich. Er ist neben Fläche und Leistungswert einer der drei Faktoren, aus denen die kalkulierte Sollzeit eines Objekts entsteht. Abgrenzung: Der Turnus ist nicht der Dienstplan. Er sagt, wie oft gereinigt wird, nicht wann und von wem. Ein Turnus von 3/7 lässt offen, ob montags, mittwochs und freitags gereinigt wird — der Plan entsteht erst daraus. ### Revierplan Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/revierplan/ Auch: Revier, Reinigungsrevier, Arbeitsplan. Der Revierplan legt fest, welchen Bereich eines Objekts eine Reinigungskraft übernimmt, welche Tätigkeiten dort in welcher Reihenfolge anfallen und wie viel Zeit dafür vorgesehen ist. Er übersetzt das Leistungsverzeichnis in die Arbeitsanweisung für eine einzelne Person an einem einzelnen Tag. Abgrenzung: Der Einsatzplan beantwortet, wer wann in welchem Objekt ist. Der Revierplan beantwortet, was diese Person dort konkret tut. Betriebe, die nur einen Einsatzplan führen, verlassen sich darauf, dass jede Kraft den Umfang ihres Bereichs im Kopf hat. ### Schlüsselverlustklausel Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/schluesselverlustklausel/ Auch: Schlüsselklausel, Schlüsselverlustdeckung. Die Schlüsselverlustklausel ist ein gesonderter Einschluss in der Betriebshaftpflichtversicherung, der Schäden aus dem Verlust fremder Schlüssel abdeckt — einschließlich der Kosten für den Austausch einer Schließanlage. Sie ist in Standardpolicen häufig nicht enthalten und hat eine eigene, oft zu niedrig angesetzte Deckungssumme. Abgrenzung: Die allgemeine Betriebshaftpflicht deckt Sach- und Personenschäden. Der Verlust eines fremden Schlüssels ist keines von beidem, sondern ein Vermögensschaden an einer Sache, die sich in Obhut befand — und damit ohne ausdrücklichen Einschluss regelmäßig nicht gedeckt. ### Sichtreinigung Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/sichtreinigung/ Auch: Bedarfsreinigung, Reinigung nach Bedarf. Bei der Sichtreinigung wird nicht nach festem Turnus gereinigt, sondern nach Bedarf: Die Reinigungskraft prüft den Zustand und wird nur dort tätig, wo eine Verschmutzung sichtbar ist. Das Verfahren senkt die Stunden in gering frequentierten Bereichen, verlagert aber die Beurteilung auf die Kraft vor Ort. Abgrenzung: Sichtreinigung ist nicht dasselbe wie ein reduzierter Turnus. Ein reduzierter Turnus legt fest, wann gereinigt wird; die Sichtreinigung legt fest, wann nicht gereinigt werden muss. Ohne schriftlich vereinbarten Sollzustand ist sie die reklamationsanfälligste Vereinbarung überhaupt. ### Sollstunden und Iststunden Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/sollstunden-und-iststunden/ Auch: Soll-Ist-Vergleich, Stundenabweichung. Sollstunden sind die Stunden, mit denen ein Objekt kalkuliert wurde; Iststunden sind die Stunden, die dort tatsächlich geleistet wurden. Ihr Vergleich je Objekt und Monat ist die einzige Kennzahl, die zeigt, welches Objekt sich trägt — der Umsatz eines Objekts sagt darüber nichts aus. Abgrenzung: Die Auswertung des Steuerberaters zeigt das Ergebnis des Betriebs, nicht das Ergebnis je Objekt. Ein Betrieb kann insgesamt Gewinn machen und gleichzeitig drei Objekte mitschleppen, die jeden Monat Geld kosten. ### Unterhaltsreinigung Adresse: https://reinigungsdesk.de/glossar/unterhaltsreinigung/ Auch: Laufende Reinigung, Turnusreinigung, Regelreinigung. Unterhaltsreinigung ist die wiederkehrende Reinigung eines Objekts in einem festen Turnus — Böden, Sanitärbereiche, Oberflächen und Abfallentsorgung — mit dem Ziel, den Gebrauchszustand zu erhalten. Sie ist die mengenmäßig größte Leistungsart im Gebäudereiniger-Handwerk und wird in aller Regel als Festpreis je Monat vereinbart. Abgrenzung: Die Unterhaltsreinigung hält einen Zustand, sie stellt ihn nicht her. Alles, was einen verlorenen Zustand zurückholt — Grundreinigung von Bodenbelägen, Entfernen alter Pflegefilme, Bauendreinigung —, ist eine eigene Leistung mit eigener Kalkulation und gehört nicht in den monatlichen Festpreis. Wird sie trotzdem still mit erbracht, entsteht daraus der häufigste Verlustfall im Objektgeschäft. ## Ratgeber ### Öffentliche Ausschreibungen in der Gebäudereinigung: worauf ein kleiner Betrieb achtet Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/ausschreibung-gebaeudereinigung/ Frage: Lohnen sich öffentliche Ausschreibungen für einen kleinen Reinigungsbetrieb? Thema: Kaufmännisch. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Der Aufwand einer Ausschreibung liegt selten in der Kalkulation, sondern in den Formalien — und der formale Teil lässt sich einmal vorbereiten und danach wiederverwenden. - Die meisten Angebote scheitern nicht am Preis, sondern an Unvollständigkeit: ein fehlender Nachweis, eine nicht ausgefüllte Anlage, eine versäumte Frist. - Ob sich eine Ausschreibung lohnt, entscheidet sich an drei Angaben: Losgröße, geforderte Nachweise und Entfernung zum eigenen Einzugsgebiet. - Geforderte Eignungsnachweise sollten dauerhaft aktuell vorliegen, statt für jede Ausschreibung neu zusammengesucht zu werden. - Eine benannte Objektleitung mit Erreichbarkeitszeiten und Vertretungsregelung ist verbindlich: Wer eine Person benennt und eine andere schickt, weicht vom Angebot ab. Häufige Fragen: - Woran erkennt man früh, dass sich eine Ausschreibung nicht lohnt? An drei Angaben im Deckblatt: Losgröße gegenüber der eigenen Kapazität, Entfernung zum Einzugsgebiet und die Liste der geforderten Nachweise. Wer davon zwei nicht erfüllt, sollte die Unterlagen zur Seite legen, statt Zeit in die Kalkulation zu stecken. - Welche Nachweise werden regelmäßig gefordert? Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaft, Nachweis der Betriebshaftpflicht mit Mindestdeckungssumme, Referenzen vergleichbarer Objekte, Angaben zu Personal und Ausstattung sowie Erklärungen zu Mindestlohn und Nachunternehmern. - Warum scheitern Angebote formal? Fast immer an Vollständigkeit und Frist. Eine nicht ausgefüllte Anlage oder ein fehlender Nachweis führt regelmäßig zum Ausschluss, ohne dass der Preis überhaupt angesehen wird. - Muss die benannte Objektleitung wirklich dieselbe Person sein? Ja, solange nichts anderes vereinbart wird. Die Benennung ist Teil des Angebots. Ein Wechsel gehört angezeigt und in der Regel abgestimmt, nicht stillschweigend vollzogen. - Kann ein Textentwurf per KI das Anschreiben übernehmen? Er kann einen Entwurf liefern und die Schreibzeit verkürzen. Geprüft und verantwortet wird die Bewerbung vom Betrieb — eine unbesehen eingereichte Bewerbung ist ein Risiko und kein Zeitgewinn. ### Datenschutz im Reinigungsbetrieb: Objektadressen, Fotos und private Handys Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/dsgvo-reinigungsbetrieb/ Frage: Was muss ein Reinigungsbetrieb beim Datenschutz beachten? Thema: Recht. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Ein Reinigungsbetrieb verarbeitet personenbezogene Daten in drei Bereichen: Beschäftigtendaten, Kontaktdaten auf Auftraggeberseite und alles, was an Einsätzen und Nachweisen hängt. - Laufen Einsatzpläne, Krankmeldungen und Objektadressen über private Messenger-Konten, verarbeitet der Betrieb diese Daten auf einem Weg, den er weder kontrolliert noch dokumentiert hat. - Nachweisfotos dokumentieren die erbrachte Leistung; ein Personenbezug entsteht über die Zuordnung im System und braucht deshalb eine klare Zweckbindung. - Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung von Zeiterfassung und Nachweisführung mitbestimmungspflichtig — die Zweckbindung gehört dann in die Betriebsvereinbarung. - Für jeden externen Dienst, der Daten im Auftrag verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Für private Messenger-Konten der Beschäftigten lässt sich ein solcher Vertrag nicht schließen. Häufige Fragen: - Dürfen wir WhatsApp für die Einsatzplanung nutzen? Verboten ist es nicht. Problematisch wird es, wenn personenbezogene Daten — Namen, Einsatzzeiten, Objektadressen, Krankmeldungen — über private Konten laufen: ohne Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Löschkonzept und ohne Zugriff des Betriebs auf die Verläufe. - Sind Nachweisfotos datenschutzrechtlich zulässig? Fotografiert wird die erbrachte Leistung, nicht die Person. Ein Personenbezug entsteht erst durch die Zuordnung im System, die dem Zweck der Nachweisführung dient. Entscheidend sind eine klare Zweckbindung, eine Löschfrist und die Information der Beschäftigten. - Brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten? Das hängt unter anderem davon ab, wie viele Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Die Schwelle ist im Bundesdatenschutzgesetz geregelt; die Prüfung im Einzelfall gehört in den Rechtsrat. - Was ist mit Ortsangaben bei der Zeiterfassung? Ein Einsatz mit Objektbezug aus dem Plan ist etwas anderes als eine fortlaufende Standortverfolgung. Je weiter eine Erfassung über den Zweck hinausgeht, desto höher die Anforderungen — und desto größer der Widerstand in der Belegschaft. - Wie lange dürfen Nachweise aufbewahrt werden? So lange, wie sie für den Zweck gebraucht werden, zu dem sie erhoben wurden — also im Wesentlichen für die Dauer möglicher Beanstandungen und der vertraglichen Nachweispflichten. Eine feste Frist gehört festgelegt, statt sie offenzulassen. ### Fluktuation in der Gebäudereinigung: was ein Personalwechsel wirklich kostet Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/fluktuation-gebaeudereinigung/ Frage: Was kostet ein Personalwechsel in einem Reinigungsbetrieb? Thema: Personal. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Die Kosten eines Personalwechsels bestehen nur zu einem kleinen Teil aus der Suche — den größeren Teil machen Einarbeitung, Fehler in der Anfangszeit und die Zeit der Kollegen aus. - Keiner dieser Posten taucht in der Buchhaltung als eigene Zeile auf, weshalb Fluktuation in vielen Betrieben als unvermeidlich gilt statt als Kostenstelle. - Drei Ursachen sind steuerbar: eine Einarbeitung ohne Objektwissen, ein Plan, den die Kraft nicht lesen kann, und eine Disposition, die kurzfristig umwirft. - Wer das Objektwissen am Objekt festhält statt an der Person, verkürzt jede Einarbeitung — unabhängig davon, warum sie nötig wurde. - Die ersten vier Wochen entscheiden: Wer in dieser Zeit weiß, was zu tun ist, bleibt erfahrungsgemäß deutlich häufiger. Häufige Fragen: - Lässt sich Fluktuation in dieser Branche überhaupt senken? Nicht auf null, und das sollte auch nicht das Ziel sein. Steuerbar ist der Teil, der in den ersten Wochen entsteht: Wer nicht versteht, was von ihm erwartet wird, und wer sich mehrfach falsch behandelt fühlt, geht früher als jemand, der eingearbeitet wurde. - Wo entstehen die größten Kosten? Bei der Einarbeitung und bei den Fehlern der ersten Wochen. Die Suche selbst ist in dieser Branche meist der kleinere Posten — die Zeit von Kollegen und Objektleitung ist der größere, und sie wird nirgends erfasst. - Hilft eine höhere Bezahlung? Sie hilft beim Halten, aber sie ist selten der erste Hebel. In Gesprächen mit ausgeschiedenen Kräften stehen Planungsunsicherheit und Unklarheit über die Aufgabe regelmäßig vor der Bezahlung. - Wie misst man Fluktuation sinnvoll? Als Anteil der Austritte an der durchschnittlichen Belegschaft eines Jahres, getrennt nach Austritten innerhalb der ersten sechs Monate und danach. Die erste Zahl sagt etwas über die Einarbeitung, die zweite über die Arbeitsbedingungen. ### Kundenportal in der Gebäudereinigung: was Auftraggeber tatsächlich sehen wollen Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/kundenportal-gebaeudereinigung/ Frage: Was bringt ein Kundenportal einem Reinigungsbetrieb? Thema: Nachweis. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Die häufigsten Anrufe eines Auftraggebers sind keine Beschwerden, sondern Rückfragen: Wurde am Donnerstag gereinigt, wo ist die Rechnung, wann kommt die Grundreinigung. - Jede dieser Rückfragen kostet im Büro zehn Minuten Suche und beim Auftraggeber das Gefühl, nachfassen zu müssen. - Ein Kundenportal beantwortet sie ohne Beteiligung des Büros — der Auftraggeber sieht Pläne, Leistungsnachweise und Rechnungen zu seinen eigenen Objekten. - Erfahrungsgemäß sinkt damit nicht nur die Zahl der Anrufe, sondern auch die Zahl der Reklamationen: Wer selbst nachsehen kann, reklamiert seltener ins Blaue. - Entscheidend ist die Abgrenzung: Der Auftraggeber sieht ausschließlich seinen eigenen Bereich — keine Personaldaten, keine Kalkulation, keine anderen Kunden. Häufige Fragen: - Ist ein Portal nicht eine Einladung zur Kontrolle? Die Erfahrung ist umgekehrt. Wer selbst nachsehen kann, ruft seltener an und reklamiert seltener ins Blaue. Misstrauen entsteht durch fehlende Auskunft, nicht durch zu viel davon. - Was sollte ein Auftraggeber sehen können? Den Reinigungsplan seiner Objekte, die dazu erfassten Leistungsnachweise, seine Rechnungen und den Stand seiner Meldungen. Mehr braucht es nicht, und mehr sollte er auch nicht sehen. - Was sollte er nicht sehen? Namen und Daten der eingesetzten Personen über das hinaus, was der Nachweis erfordert, die eigene Kalkulation, Stundensätze und selbstverständlich alles, was andere Auftraggeber betrifft. - Nutzen Auftraggeber so ein Portal überhaupt? Sehr unterschiedlich. Hausverwaltungen und größere Objekte nutzen es regelmäßig, kleinere Kunden sehen nie hinein. Der Nutzen entsteht schon bei den wenigen, die sonst am häufigsten anrufen. - Was ändert sich bei Reklamationen? Sie kommen mit Objekt, Datum und Beschreibung an statt als Anruf ohne Aktenzeichen. Das verkürzt die Prüfung, weil der Leistungsnachweis zur beanstandeten Leistung bereits danebensteht. ### Material und Verbrauch: warum die Kosten steigen und niemand sagen kann, wo Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/material-und-verbrauch-je-objekt/ Frage: Wie ordnet ein Reinigungsbetrieb Materialkosten dem richtigen Objekt zu? Thema: Objekt. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Material ist nach dem Lohn die zweitgrößte Kostenposition eines Reinigungsbetriebs und die einzige, die in vielen Betrieben keinem Objekt zugeordnet ist. - Ohne Zuordnung bleibt der Materialaufwand eine Summe im Jahresabschluss, aus der sich keine Entscheidung ableiten lässt. - Mit Zuordnung wird nach wenigen Monaten sichtbar, welches Objekt überdurchschnittlich verbraucht — und ob das an der Fläche, am Auftraggeber oder an der Kalkulation liegt. - Bei Maschinen und Geräten ist die entscheidende Angabe nicht der Bestand, sondern wer sie hat: dieselbe Frage wie beim Schlüssel, nur teurer. - Bestellt werden sollte nach Bestand und nicht, wenn nichts mehr da ist — eilige Nachbestellungen sind regelmäßig die teuersten. Häufige Fragen: - Muss wirklich jede Flasche erfasst werden? Nein, und es lohnt sich auch nicht. Sinnvoll ist die Erfassung dort, wo es um Geld oder um Verantwortung geht: Maschinen, Geräte und die Verbrauchsposten mit nennenswertem Anteil. Alles andere kostet mehr Zeit, als es an Erkenntnis bringt. - Wie erkennt man einen auffälligen Verbrauch? Über den Vergleich je Quadratmeter und Monat zwischen ähnlichen Objekten. Ein einzelner Monat sagt nichts; drei Monate in Folge über dem Vergleichswert sind ein Hinweis, dem man nachgehen sollte. - Was tun, wenn ein Auftraggeber das Material stellt? Dann gehört das ausdrücklich ins Leistungsverzeichnis, einschließlich der Frage, wer nachbestellt und wer haftet, wenn nichts da ist. Ungeregelt endet es damit, dass der Dienstleister aushilft und es nie berechnet. - Gehören Maschinen in dieselbe Erfassung? Sie gehören in dieselbe Übersicht, aber mit einer anderen Frage. Bei Verbrauchsmaterial geht es um die Menge, bei Maschinen um den Verbleib — und um die Wartungs- und Prüffristen, die daran hängen. ### Reinigungspläne, die niemand liest: was eine mehrsprachige Belegschaft wirklich kostet Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/mehrsprachige-belegschaft-reinigung/ Frage: Wie erreichen Arbeitsanweisungen eine Belegschaft, die kein Deutsch spricht? Thema: Personal. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Mehrsprachigkeit ist in der Gebäudereinigung kein Randthema, sondern der Normalfall — Anweisungen auf Deutsch werden von einem Teil der Belegschaft nicht gelesen, sondern erraten. - Die Folge sind keine Verständigungsprobleme im Gespräch, sondern Fehler im Objekt: falscher Bereich, falsches Verfahren, ausgelassene Leistung — und daraus Reklamationen. - Die Einarbeitung hängt dann an der einen Person, die übersetzt. Fällt sie aus oder kündigt sie, steht der Betrieb still. - Wirksam ist nicht die Übersetzung des Vertrags, sondern die Übersetzung dessen, was täglich gebraucht wird: Einsatz, Adresse, Zugang und Leistungsverzeichnis. - In ReinigungsDesk folgt die App der Reinigungskraft der Systemsprache des Handys; Deutsch und Englisch sind vollständig übersetzt, sechs weitere Sprachen sind im Aufbau. Häufige Fragen: - Reicht es nicht, wenn eine Person im Team übersetzt? Es funktioniert, solange diese Person da ist. Sie wird damit zum Engpass für Einarbeitung, Umplanung und jede Rückfrage — und ihr Ausfall trifft nicht eine Schicht, sondern alle Objekte, an denen sie dolmetscht. - Muss der Arbeitsvertrag übersetzt werden? Das ist eine rechtliche Frage, die vom Einzelfall abhängt und in den Rechtsrat gehört. Für den Alltag entscheidend ist etwas anderes: Ein übersetzter Vertrag ändert nichts daran, ob der Reinigungsplan im Objekt verstanden wird. - Welche Sprachen braucht ein Betrieb typischerweise? Das hängt vollständig von der Belegschaft ab und ändert sich mit ihr. Praktisch hilfreicher als eine lange Liste ist, dass die App der Systemsprache des Geräts folgt — dann muss niemand etwas einstellen. - Wie lange dauert die Einweisung in eine App in fremder Sprache? Erfahrungsgemäß eine halbe Stunde, wenn die Kraft nur ihren eigenen Plan sieht. Der Aufwand entsteht nicht durch die Technik, sondern durch die Menge dessen, was gezeigt wird. ### Nachunternehmer in der Reinigung: wofür der Auftraggeber mithaftet Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/nachunternehmer-reinigung-haftung/ Frage: Wofür haftet ein Reinigungsbetrieb, der einen Nachunternehmer beauftragt? Thema: Recht. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz haftet ein Unternehmer, der einen anderen mit Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, für dessen Mindestlohnverpflichtungen wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat. - § 13 Mindestlohngesetz erklärt diese Regelung für den gesetzlichen Mindestlohn entsprechend anwendbar. Die Haftung greift unabhängig davon, ob der Auftraggeber von einem Verstoß wusste. - Vor der Beauftragung gehören deshalb aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigungen, der Nachweis der Betriebshaftpflicht und eine schriftliche Zusicherung zur Einhaltung der Mindestlöhne in die Akte. - Gegenüber dem eigenen Auftraggeber bleibt der Betrieb für die Leistung verantwortlich — der Leistungsnachweis muss also bei ihm liegen und nicht beim Nachunternehmer. - Die meisten Reinigungsverträge und praktisch alle öffentlichen Ausschreibungen verlangen die vorherige Zustimmung des Auftraggebers zum Einsatz von Nachunternehmern. Häufige Fragen: - Hilft es, sich die Einhaltung des Mindestlohns zusichern zu lassen? Eine schriftliche Zusicherung ist sinnvoll und üblich, sie beseitigt die gesetzliche Bürgenhaftung aber nicht. Sie schafft im Innenverhältnis einen Rückgriffsanspruch — das nützt nur, solange der Nachunternehmer zahlungsfähig ist. - Welche Unterlagen sollte man verlangen? Gewerbeanmeldung und Registerauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaft, den Nachweis der Betriebshaftpflicht mit Deckungssumme und die Zusicherung zu den Mindestlöhnen. Alle haben ein Ablaufdatum und gehören regelmäßig erneuert. - Wo verläuft die Grenze zur Arbeitnehmerüberlassung? Ein Nachunternehmer erbringt eine eigene Werkleistung mit eigenem Personal und eigener Weisungsbefugnis. Wird Personal in den eigenen Betrieb eingegliedert und dort angewiesen, liegt Arbeitnehmerüberlassung vor — mit eigenen Erlaubnispflichten. Die Abgrenzung im Einzelfall gehört in den Rechtsrat. - Muss der eigene Auftraggeber zustimmen? In aller Regel ja, weil der Reinigungsvertrag es so vorsieht. Wer ohne die vereinbarte Zustimmung weitervergibt, verletzt den Vertrag unabhängig davon, wie gut die Leistung erbracht wurde. - Wonach fragt die Finanzkontrolle Schwarzarbeit? Nach den Unterlagen des eigenen Betriebs und nach denen der eingesetzten Nachunternehmer. Genau deshalb gehören die Nachweise in den eigenen Aktenbestand und nicht ausschließlich zum Nachunternehmer. ### Ausweise, Aufenthaltstitel, Qualifikationen: die Frist, die niemand im Blick hat Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/nachweise-mit-ablaufdatum/ Frage: Wie überwacht ein Reinigungsbetrieb ablaufende Nachweise seiner Mitarbeiter? Thema: Personal. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - In einem Reinigungsbetrieb trägt ein erheblicher Teil der Personalunterlagen ein Ablaufdatum: Ausweise, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnisse, Unterweisungen und Qualifikationen. - Ein abgelaufener Aufenthaltstitel im Bestand ist kein Verwaltungsfehler, sondern ein Haftungsthema für den Betrieb. - Eine monatliche Durchsicht von zwanzig Personalordnern findet in der Praxis nicht statt — deshalb fällt ein Ablauf meist erst bei einer Prüfung oder beim Verlängerungsantrag auf. - Wirksam ist nicht die Erinnerung im Kalender, sondern das Datum am Dokument selbst, mit einem Vorlauf, der zum Beschaffungsweg passt. - Der Vorlauf sollte je Dokumentart unterschiedlich sein: Eine Unterweisung ist in einer Woche nachgeholt, eine Titelverlängerung braucht Monate. Häufige Fragen: - Welche Unterlagen tragen typischerweise ein Ablaufdatum? Ausweis oder Pass, Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis, Nachweise über wiederkehrende Unterweisungen, im Wachdienst zusätzlich die Unterrichtung nach § 34a Gewerbeordnung und die Sachkundeprüfung. Dazu kommen betriebliche Nachweise wie Versicherungen und Bescheinigungen. - Wie viel Vorlauf ist sinnvoll? So viel, wie die Beschaffung braucht. Eine Unterweisung lässt sich kurzfristig nachholen; die Verlängerung eines Aufenthaltstitels hängt von Terminen bei der Behörde ab und braucht deutlich mehr Vorlauf. - Müssen Beschäftigte ihre Papiere im Objekt mitführen? Im Gebäudereinigungsgewerbe besteht eine Mitführungspflicht für Ausweispapiere; der Arbeitgeber muss auf sie hinweisen. Eine digitale Akte ersetzt das nicht, kann aber festhalten, dass der Hinweis erfolgt ist. - Was gilt für die Unterlagen von Nachunternehmern? Auch sie haben ein Ablaufdatum und werden bei einer Prüfung erfragt. Sie gehören in denselben Bestand wie die eigenen — eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von vor zwei Jahren sagt nichts über heute. - Wer darf die Unterlagen einsehen? So wenige wie möglich. Personalunterlagen gehören hinter eine Rollenberechtigung; eine Reinigungskraft sieht ihre eigenen Dokumente und nicht die der Kollegen. ### Das Objektwissen steckt in einem Kopf — und der kündigt irgendwann Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/objektwissen-sichern/ Frage: Wie sichert ein Reinigungsbetrieb das Wissen über ein Objekt? Thema: Objekt. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Welcher Zugang, welcher Code, wo der Container steht, was der Hausmeister anders will — dieses Wissen liegt in den meisten Betrieben ausschließlich bei der Kraft, die das Objekt seit Jahren fährt. - Bei der Fluktuation in dieser Branche wechselt diese Person regelmäßig, und jede Einarbeitung ist ein Reklamationsrisiko. - Der teuerste Moment ist nicht die Kündigung, sondern der erste Krankheitstag: Die Vertretung übernimmt ein Objekt, das sie nicht kennt, und erbringt entweder zu wenig oder zu viel. - Wirksam ist eine Objektakte, die am Objekt hängt und nicht an der Person: Raumbuch, Leistungsverzeichnis, Zugang und Besonderheiten, mit Fotos. - Entscheidend ist, dass die Vertretung sie vor dem Betreten auf dem Handy lesen kann — ein Ordner im Büro hilft niemandem, der bereits vor der Tür steht. Häufige Fragen: - Wer schreibt die Objektakte, wenn das Wissen nur mündlich existiert? Die Kraft, die das Objekt kennt — am besten bei einem gemeinsamen Gang durch das Gebäude. Eine Stunde je Objekt reicht in der Regel, und sie ist gut angelegt: Sie wird einmal aufgewendet und ersetzt jede spätere Einarbeitung. - Was gehört hinein, was nicht? Alles, was jemand beim ersten Mal nicht wissen kann: Zugang und Codes, Reihenfolge der Bereiche, Standort von Lager und Container, Ansprechpartner vor Ort, Besonderheiten und ausdrückliche Ausnahmen. Nicht hinein gehören Bewertungen von Personen. - Fotos oder Text? Fotos, wo es um einen Ort geht. Ein Bild vom Standort des Containers erspart mehr Rückfragen als drei Absätze Text — und funktioniert unabhängig davon, welche Sprache jemand liest. - Wie bleibt die Akte aktuell? Indem Änderungen dort gemeldet werden, wo sie auffallen: im Objekt. Wer eine Abweichung bemerkt und sie nicht melden kann, meldet sie nicht — die Rückmeldung muss aus derselben App kommen wie der Plan. ### Die Leistung, die niemand in Rechnung stellt Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/sonderleistungen-abrechnen/ Frage: Warum bleiben Sonderleistungen in der Reinigung häufig unberechnet? Thema: Kaufmännisch. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Sonderleistungen entstehen im Objekt, werden aber im Büro abgerechnet — dazwischen liegt der Weg, auf dem sie verloren gehen. - Nicht fakturierte Leistungen sind kein Forderungsausfall, sondern Umsatz, den es nie gegeben hat: Sie fehlen in jeder Auswertung, weil nie eine Rechnung existierte. - Der zweite Verlustweg ist die stille Leistungsausweitung — eine Leistung wird über Jahre erbracht, ohne dass jemals ein Auftrag dazu entstanden ist. - Wirksam ist nur eine Regel, die im Objekt greift: Jede Leistung außerhalb des Leistungsverzeichnisses braucht vor der Ausführung einen Auftrag. - Entsteht die Rechnung aus den erfassten Stunden und Leistungen, tauchen Sonderleistungen von selbst auf — statt aus der Erinnerung des Monatsendes. Häufige Fragen: - Woran merkt man, dass Leistungen verloren gehen? An der Lücke zwischen erfassten Stunden und abgerechneten Stunden je Objekt. Wer beide Zahlen nebeneinander legen kann und sie über Monate auseinanderlaufen, hat die Antwort — wer es nicht kann, merkt es nicht. - Was tun, wenn der Auftraggeber kurzfristig etwas verlangt? Ausführen und im selben Zug dokumentieren, mit wem, wann und mit welchem Umfang es vereinbart wurde. Die Auseinandersetzung entsteht nie über die Leistung, sondern immer über die Frage, ob sie beauftragt war. - Reicht eine mündliche Beauftragung? Sie ist wirksam, aber schwer zu beweisen. In der Praxis hilft eine kurze schriftliche Bestätigung mit Umfang und Preis, noch bevor die Leistung erbracht wird — eine Nachricht genügt. - Wie geht man mit gewachsenem Leistungsumfang um? Zuerst feststellen, was tatsächlich erbracht wird, und es gegen das Leistungsverzeichnis halten. Danach entscheiden: zurückführen oder als Nachtrag beauftragen lassen. Weiterlaufen lassen ist die teuerste der drei Möglichkeiten. ### Tariflohn steigt, Festpreis nicht: wann nachverhandelt gehört Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/tariflohn-festpreis-nachverhandeln/ Frage: Wie begründet ein Reinigungsbetrieb eine Preiserhöhung gegenüber dem Auftraggeber? Thema: Kalkulation. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Die Mindestlöhne im Gebäudereiniger-Handwerk werden regelmäßig auf alle Betriebe der Branche erstreckt und gelten damit auch für nicht tarifgebundene Unternehmen. - Steigen die Löhne und bleibt der vereinbarte Festpreis unverändert, verkleinert sich die Marge eines Objekts jedes Jahr — ohne dass im Betrieb irgendetwas falsch gemacht wurde. - Eine Preisanpassung lässt sich nur mit drei Zahlen begründen: der ursprünglichen Kalkulation, den heutigen Flächen und den tatsächlich geleisteten Stunden. - Die wirksamste Vorsorge ist eine Preisanpassungsklausel im Vertrag, die auf die Entwicklung der Branchenlöhne verweist — vereinbart vor Vertragsbeginn und nicht danach. - Wo sie fehlt, bleibt die Nachverhandlung. Sie gelingt mit einem Soll-Ist-Vergleich je Objekt und scheitert mit dem Hinweis, es rechne sich nicht mehr. Häufige Fragen: - Gilt der Branchenmindestlohn auch für uns, wenn wir in keinem Verband sind? Ja. Die Mindestlöhne im Gebäudereiniger-Handwerk werden regelmäßig auf alle Betriebe der Branche erstreckt. Der gesetzliche Mindestlohn ist die Untergrenze für alle Branchen; der Branchenmindestlohn liegt darüber und geht ihm vor. - Können wir einen laufenden Vertrag einseitig anpassen? Nur wenn der Vertrag eine Anpassungsklausel enthält. Andernfalls ist die Preisanpassung eine Vertragsänderung, der beide Seiten zustimmen müssen. Bleibt die Zustimmung aus, bleibt die Kündigung zum vereinbarten Termin. - Welche Zahlen überzeugen einen Auftraggeber? Die Gegenüberstellung von kalkulierten und tatsächlich geleisteten Stunden für sein Objekt, über mehrere Monate. Das ist eine nachprüfbare Aussage über sein Gebäude — anders als der Verweis auf allgemeine Kostensteigerungen, den jeder Lieferant vorbringt. - Was, wenn der Auftraggeber ablehnt? Dann sind es drei Wege: den Leistungsumfang auf das zurückführen, was im Vertrag steht; das Ergebnis akzeptieren und bewusst quersubventionieren; oder kündigen. Die Entscheidung sollte bewusst fallen und nicht dadurch, dass nichts passiert. - Wie oft sollte man Objektpreise überprüfen? Einmal jährlich und zusätzlich bei jeder Tarifstufe. Ein Objekt, das drei Monate in Folge über dem Soll liegt, hat kein Ausreißerproblem, sondern ein Kalkulationsproblem. ### Urlaub und Krankheit im Schichtbetrieb: planen statt verwalten Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/urlaub-und-krankheit-schichtbetrieb/ Frage: Wie plant ein Reinigungsbetrieb Urlaub und Krankheit, ohne den Einsatzplan zu sprengen? Thema: Personal. Aktualisiert: 2026-09-12. Antwort: - Der Unterschied zwischen Urlaubsverwaltung und Urlaubsplanung ist der Zeitpunkt: Verwaltung stellt fest, Planung zeigt die Folge, solange noch Zeit zum Handeln bleibt. - Ein genehmigter Urlaub muss im Einsatzplan sofort als Lücke erscheinen — nicht am ersten Urlaubstag, sondern bei der Genehmigung. - Der Restanspruch gehört laufend geführt. Wer ihn am Jahresende rekonstruiert, verhandelt im Dezember über Tage, die im Mai hätten geplant werden können. - Bei kurzfristigen Ausfällen entscheidet nicht die Geschwindigkeit des Telefonierens, sondern die Frage, wer an diesem Tag verfügbar und für das Objekt eingewiesen ist. - Anträge in der Sprache der Reinigungskraft und ein sichtbarer Bearbeitungsstand ersparen die Rückfragen, die sonst mehrfach je Person und Jahr anfallen. Häufige Fragen: - Wann sollte ein Urlaubsantrag spätestens vorliegen? So früh, dass die Vertretung planbar bleibt. Eine feste Regel je Betrieb — etwa vier Wochen für zusammenhängende Zeiträume — ist wirksamer als eine Einzelfallentscheidung, weil sie für alle gleich gilt und niemand verhandeln muss. - Wie geht man mit Urlaubswünschen um, die sich überschneiden? Entscheidend ist, die Überschneidung zu sehen, bevor genehmigt wird. Wenn die betroffenen Einsätze im Plan bereits als Lücke erscheinen, ist die Entscheidung eine Frage von Minuten statt eine Rekonstruktion. - Was hilft bei einer Krankmeldung um 5:40 Uhr? Zu sehen, welche Einsätze betroffen sind und wer an diesem Tag verfügbar sowie für das Objekt eingewiesen ist. Ohne diese Übersicht entsteht eine Kette von Einzelanrufen, weil niemand weiß, wer ohnehin schon eingeplant ist. - Dürfen Krankmeldungen über die App laufen? Die Meldung, dass jemand ausfällt, ja. Angaben zur Erkrankung gehören nicht in ein System, das die Einsatzplanung sieht — für die Planung genügt die Abwesenheit, nicht ihr Grund. ### Arbeitszeiterfassung in der Gebäudereinigung: was das Gesetz verlangt Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/arbeitszeiterfassung-gebaeudereinigung/ Frage: Wie müssen Reinigungsbetriebe die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen? Thema: Zeiterfassung. Aktualisiert: 2026-08-28. Antwort: - Das Gebäudereinigungsgewerbe zählt zu den Branchen, die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ausdrücklich genannt sind. Für sie gilt die verschärfte Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz. - Aufgezeichnet werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. - Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls auf Verlangen vorzulegen. - Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber darüber hinaus verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen. - Ein Stundenzettel auf Papier erfüllt die Pflicht formal, scheitert in der Praxis aber an der Sieben-Tage-Frist: Zettel aus dem Objekt kommen erfahrungsgemäß erst zum Monatsende ins Büro. Häufige Fragen: - Reicht ein Stundenzettel auf Papier? Formal ja — das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Praktisch scheitert Papier an zwei Stellen: an der Sieben-Tage-Frist, weil die Zettel meist erst zum Monatsende im Büro ankommen, und an der Nachvollziehbarkeit, weil nachträglich ausgefüllte Listen bei einer Prüfung wenig überzeugen. - Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden? Mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Für Lohnunterlagen gelten daneben die allgemeinen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen, die deutlich länger laufen. - Wer kontrolliert die Aufzeichnungen? Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) beim Zoll. Sie prüft sowohl im Objekt als auch im Betrieb und kann die Vorlage der Aufzeichnungen verlangen. Im Gebäudereinigungsgewerbe müssen Beschäftigte zusätzlich ihre Ausweispapiere mitführen. - Muss die Zeiterfassung digital sein? Das Gesetz verlangt keine bestimmte Technik. Die Anforderung, dass die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich sein muss, geht auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18) zurück — sie lässt sich digital erheblich einfacher erfüllen als mit Listen im Putzraum. - Was ist mit Fahrzeiten zwischen zwei Objekten? Fahrzeiten zwischen zwei Einsatzorten während der Arbeitszeit sind in aller Regel Arbeitszeit und damit aufzeichnungspflichtig. Wer nur die Zeit im Objekt erfasst, unterschreitet die tatsächliche Arbeitszeit — und rechnet sie dem Auftraggeber auch nicht in Rechnung. ### Dienstplan per WhatsApp: was das den Betrieb wirklich kostet Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/dienstplan-statt-whatsapp/ Frage: Warum sollten Reinigungsbetriebe die Einsatzplanung nicht über WhatsApp machen? Thema: Planung. Aktualisiert: 2026-08-28. Antwort: - Disposition über Chatgruppen kostet in Betrieben mit 15 bis 30 Mitarbeitern erfahrungsgemäß 60 bis 90 Minuten Telefon- und Schreibzeit pro Tag. - Eine Krankmeldung um 5:40 Uhr löst eine Kette von Einzelanrufen aus, weil niemand sieht, wer heute ohnehin schon eingeplant ist. - Private WhatsApp-Konten übertragen das Adressbuch des Geräts. Werden darüber Objektadressen, Namen und Einsatzzeiten verschickt, verarbeitet der Betrieb personenbezogene Daten auf einem Weg, den er weder kontrolliert noch dokumentiert hat. - Chatverläufe sind kein Nachweis: Sie lassen sich löschen, sind nicht durchsuchbar und gehören dem privaten Gerät, nicht dem Betrieb. - Im System steht der Plan an einer Stelle, die Krankmeldung schlägt Ersatz vor, und jede Kraft sieht ihren eigenen Einsatz in ihrer eigenen Sprache. Häufige Fragen: - Ist WhatsApp im Betrieb verboten? Verboten ist es nicht. Problematisch wird es, wenn personenbezogene Daten — Namen, Einsatzzeiten, Objektadressen, Krankmeldungen — über private Konten laufen. Dann verarbeitet der Betrieb Daten auf einem Kanal ohne Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Löschkonzept und ohne Zugriff auf die Verläufe. - Was ist mit einer WhatsApp-Business-Lösung? Sie löst das Konto-Problem teilweise, nicht das Planungsproblem. Ein Chat bleibt ein Chat: Er zeigt nicht, wer heute schon eingeplant ist, er rechnet keine Stunden, und er erzeugt keinen Nachweis. - Die Leute nutzen doch alle WhatsApp — warum sollten sie eine App öffnen? Weil sie dort ihren eigenen Plan sehen statt fünfzig Nachrichten für alle. Der persönliche Planer zeigt jeder Kraft nur ihre Einsätze, Aufgaben und Fristen, in ihrer eigenen Sprache. Erfahrungsgemäß braucht eine Reinigungskraft dafür eine halbe Stunde Einweisung. - Was passiert mit den bestehenden Gruppen? Sie bleiben meist als soziales Element bestehen und verlieren die Disposition. Der Übergang funktioniert am besten objektweise statt betriebsweit an einem Stichtag. ### Leistungsnachweis in der Reinigung: der Beleg, der Abzüge verhindert Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/leistungsnachweis-reinigung/ Frage: Wie weist ein Reinigungsbetrieb nach, dass eine Leistung erbracht wurde? Thema: Nachweis. Aktualisiert: 2026-08-28. Antwort: - Ein belastbarer Leistungsnachweis besteht aus vier Angaben: was gereinigt wurde, in welchem Objekt, zu welcher Uhrzeit und von wem. - Ohne diese vier Angaben endet eine Reklamation in der Regel mit einer Gutschrift, weil der Dienstleister das Gegenteil nicht belegen kann. - Ein Foto oder kurzes Video, das die Reinigungskraft direkt nach der Leistung im Objekt aufnimmt, trägt Zeitstempel und Objektbezug automatisch mit sich. - In ReinigungsDesk liegt der Nachweis über das Modul Leistungsnachweise in zehn Sekunden auf dem Tisch — auf Wunsch sieht der Auftraggeber ihn im Kundenportal selbst. - Der Nachweis dient nicht der Kontrolle der Belegschaft, sondern der Rückendeckung des Betriebs gegenüber dem Auftraggeber. Häufige Fragen: - Ist ein Foto als Nachweis rechtlich ausreichend? Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift für Leistungsnachweise in der Gebäudereinigung — maßgeblich ist der Vertrag. In der Praxis entscheidet nicht die Rechtsform, sondern die Beweislage: Wer ein datiertes Bild mit Objekt- und Personenbezug vorlegt, verhandelt anders als jemand, der auf einen Stundenzettel verweist. - Was sagt der Betriebsrat oder der Datenschutz dazu? Fotografiert wird die erbrachte Leistung, nicht die Person. Personenbezug entsteht nur über die Zuordnung im System, die dem Zweck der Nachweisführung dient. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig; die Zweckbindung gehört in die Betriebsvereinbarung. - Wie viele Nachweise braucht es pro Einsatz? Nicht jeder Einsatz braucht einen. Sinnvoll ist eine Regel je Objekt: kritische Bereiche wie Sanitär, Treppenhaus oder Eingangsbereich immer, der Rest stichprobenweise. Nachweise, die niemand ansieht, kosten nur Zeit. - Sieht der Auftraggeber die Nachweise selbst? Auf Wunsch ja. Das Kundenportal ist in ReinigungsDesk im Grundpreis enthalten; der Auftraggeber sieht dort Pläne, Nachweise und Rechnungen zu seinen eigenen Objekten und nichts darüber hinaus. ### Objektkalkulation: welches Objekt trägt sich, welches nicht Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/objektkalkulation-soll-ist/ Frage: Wie erkennt ein Reinigungsbetrieb, welches Objekt unrentabel ist? Thema: Kalkulation. Aktualisiert: 2026-08-28. Antwort: - Ein Objekt wird rentabel oder unrentabel über die Stunden, nicht über den Umsatz. Entscheidend ist der Vergleich der kalkulierten Sollstunden mit den tatsächlich geleisteten Iststunden. - Ohne Objektbezug in der Zeiterfassung ist dieser Vergleich unmöglich — eine Stundenzahl ohne Objekt lässt sich keinem Vertrag zuordnen. - Der häufigste Verlustfall ist kein schlechter Preis, sondern ein Vertrag mit Festpreis, dessen Leistungsumfang über Jahre still gewachsen ist. - Der zweithäufigste ist der allgemeinverbindliche Tariflohn im Gebäudereinigerhandwerk: Er steigt, der Festpreis im Vertrag nicht. - In ReinigungsDesk liefert das Kennzahlen-Cockpit den Soll-Ist-Vergleich je Objekt monatlich statt einmal im Jahr beim Steuerberater. Häufige Fragen: - Reicht dafür nicht die Auswertung des Steuerberaters? Die kommt richtig, aber spät und ohne Objektbezug. Sie zeigt das Ergebnis des Betriebs, nicht das Ergebnis je Objekt. Ein Betrieb kann insgesamt Gewinn machen und trotzdem drei Objekte mitschleppen, die jeden Monat Geld kosten. - Was ist ein realistischer Soll-Wert? Der Wert aus der Kalkulation, mit der das Angebot gerechnet wurde — Leistungsverzeichnis, Flächen, Turnus, Leistungswerte. Wenn diese Kalkulation nicht mehr auffindbar ist, ist das bereits das Ergebnis: Das Objekt wird ohne Sollwert gefahren. - Wie oft sollte man das prüfen? Monatlich, und bei jeder Tariferhöhung zusätzlich. Ein Objekt, das drei Monate in Folge über dem Soll liegt, hat kein Ausreißerproblem, sondern ein Kalkulationsproblem. - Was tun mit einem Objekt, das dauerhaft draufzahlt? Drei Wege: den Leistungsumfang auf das zurückführen, was im Vertrag steht; nachverhandeln, mit dem Soll-Ist-Vergleich als Grundlage; oder kündigen. Alle drei setzen voraus, dass die Zahlen vorliegen — ohne sie bleibt nur das Bauchgefühl. ### Reinigungsplanung für Hotels und Ferienwohnungen: aus Buchung wird Einsatz Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/reinigungsplanung-hotel-ferienwohnung/ Frage: Wie planen Dienstleister die Reinigung von Hotels und Ferienwohnungen? Thema: Hotellerie. Aktualisiert: 2026-08-28. Antwort: - In Hotellerie und Ferienvermietung entsteht der Reinigungsbedarf aus der Buchung, nicht aus einem festen Turnus — ein Wochenplan ist deshalb am Tag der Erstellung bereits veraltet. - ReinigungsDesk bindet apaleo als Hotel-Property-Management-System und Smoobu für Ferienwohnungen nativ an; der Check-out legt den Reinigungsauftrag selbst an. - Der Zustand der Einheit wird nach der Reinigung ins Hotelsystem zurückgemeldet, sodass die Rezeption ohne Rückfrage sieht, welche Einheit wieder vergeben werden kann. - Ein Betrieb in Leipzig fährt über diese Anbindung 35 Einheiten an 11 Adressen im Tagesbetrieb. - Kurzfristige Abreisen, Verlängerungen und Stornierungen ändern den Plan automatisch, statt eine Telefonkette auszulösen. Häufige Fragen: - Welche Hotelsysteme sind angebunden? apaleo für Hotels und Aparthotels sowie Smoobu für Ferienwohnungen und Kurzzeitvermietung laufen nativ. Andere Systeme lassen sich über die offene REST-Schnittstelle anbinden — beides ist im Grundpreis enthalten. - Was passiert bei einer kurzfristigen Stornierung? Der Einsatz entfällt oder verschiebt sich im Plan, ohne dass jemand anruft. Genau dieser Fall ist der Grund, warum feste Wochenpläne in der Kurzzeitvermietung nicht funktionieren. - Sieht die Rezeption, ob eine Einheit fertig ist? Ja. Der Zustand wird nach Abschluss der Reinigung ins Hotelsystem zurückgemeldet. Die Rezeption muss nicht anrufen, und die Reinigungskraft muss niemanden informieren. - Funktioniert das auch für Verwalter mit Wohnungen an vielen Adressen? Das ist der typische Fall. Einheiten an verschiedenen Adressen werden wie eigene Objekte geführt, mit eigenem Raumbuch und eigenem Nachweis — der Plan bündelt sie nach Tour, nicht nach Gebäude. ### Schlüsselverwaltung im Reinigungsbetrieb: das unterschätzte Risiko Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/schluesselverwaltung-reinigungsfirma/ Frage: Wie verwaltet ein Reinigungsbetrieb Objektschlüssel richtig? Thema: Objekt. Aktualisiert: 2026-08-28. Antwort: - Zu jedem Schlüssel muss jederzeit beantwortbar sein: welcher Schlüssel, zu welchem Objekt, bei welcher Person, seit wann — und quittiert von wem. - Der Verlust eines Generalschlüssels kann den Austausch der gesamten Schließanlage auslösen; bei größeren Objekten liegen die Kosten regelmäßig im fünfstelligen Bereich. - Die Betriebshaftpflicht deckt Schlüsselverlust nicht automatisch ab. Der Einschluss der Schlüsselverlustklausel ist eine gesonderte Vereinbarung mit eigener Deckungssumme. - Eine Liste in Excel scheitert nicht am Format, sondern an der Quittierung: Sie zeigt einen Stand, aber keine Übergabe. - In ReinigungsDesk hält das Modul Schlüsselübergabe fest, wer welchen Schlüssel seit wann hat — quittiert bei der Übergabe, nicht rekonstruiert beim Verlust. Häufige Fragen: - Zahlt die Betriebshaftpflicht den Schlüsselverlust? Nur, wenn die Schlüsselverlustklausel ausdrücklich eingeschlossen ist. Sie ist in Standardpolicen häufig nicht enthalten oder mit einer Deckungssumme versehen, die für eine große Schließanlage nicht reicht. Prüfen sollte man beides — Einschluss und Höhe — bevor der Fall eintritt. - Reicht eine Excel-Liste? Für die Übersicht ja, für den Nachweis nein. Eine Liste zeigt einen behaupteten Stand. Sie zeigt nicht, dass eine bestimmte Person einen bestimmten Schlüssel an einem bestimmten Tag entgegengenommen hat — und genau das ist die Frage, die im Schadensfall gestellt wird. - Was gehört in eine Schlüsselübergabe? Schlüsselnummer oder eindeutige Kennung, Objekt, empfangende Person, Datum, Rückgabedatum sofern befristet, und die Bestätigung des Empfangs. Bei Generalschlüsseln zusätzlich der Hinweis auf die Sorgfaltspflichten und das Verbot der Weitergabe. - Was tun, wenn ein Mitarbeiter kündigt? Die Rückgabe gehört auf dieselbe Liste wie die Ausgabe und in die Austrittsprüfung. Der häufigste Fall eines verschwundenen Schlüssels ist nicht der Verlust im Objekt, sondern der nie zurückgeforderte Schlüssel eines längst ausgeschiedenen Mitarbeiters. ### Von Excel und WhatsApp zur Betriebssoftware: wann sich der Wechsel lohnt Adresse: https://reinigungsdesk.de/ratgeber/software-statt-excel/ Frage: Ab wann lohnt sich für einen Reinigungsbetrieb eine Software statt Excel? Thema: Planung. Aktualisiert: 2026-08-28. Antwort: - Die Grenze liegt erfahrungsgemäß nicht bei einer Mitarbeiterzahl, sondern bei dem Punkt, an dem eine Person den Plan nicht mehr im Kopf hat — meist zwischen 10 und 15 Mitarbeitern oder ab etwa 20 Objekten. - Bei zwei bis drei Mitarbeitern und wenigen Objekten lohnt sich der Aufwand nicht; Excel ist dort das richtige Werkzeug. - Der Kostenvergleich sollte nicht Lizenzpreis gegen null rechnen, sondern gegen die Zeit für Disposition, Nacherfassung und nicht abgerechnete Leistungen. - ReinigungsDesk kostet 12 Euro pro Reinigungskraft und Monat; die Einführung dauert zwei bis vier Wochen und wird begleitet. - Objekte, Mitarbeiter und Verträge werden bei der Einrichtung aus den bestehenden Tabellen übernommen — das ist Teil der Einführung und nicht Aufgabe des Betriebs. Häufige Fragen: - Was passiert mit unseren bestehenden Excel-Dateien? Objekte, Mitarbeiter und Verträge werden bei der Einrichtung übernommen. Das gehört zur Einführung; der Betrieb muss nichts abtippen. Die Dateien bleiben als Archiv erhalten. - Wie lange dauert die Umstellung? Zwei bis vier Wochen, begleitet. Wir richten ein, übernehmen die Stammdaten und schulen Büro und Belegschaft getrennt. Die Reinigungskräfte brauchen dafür in der Regel eine halbe Stunde, weil sie nur ihren eigenen Plan sehen. - Müssen alle zwanzig Module von Anfang an laufen? Nein. Ein kleiner Betrieb startet üblicherweise mit vier: Einsatzplanung, Zeiterfassung, Objekte & Reinigungspläne und Leistungsnachweise. Der Rest wird freigeschaltet, wenn er gebraucht wird. - Was, wenn unsere Abläufe nicht ins Standardschema passen? Der Kern steht und läuft im Tagesbetrieb. Was ein Betrieb darüber hinaus braucht, wird dazu entwickelt — das ist der Unterschied zu einem fertigen Paket, in das die eigenen Abläufe hineingepresst werden müssen. - Was kostet es wirklich? 12 Euro pro Reinigungskraft und Monat. Alle acht Schnittstellen und das Kundenportal sind enthalten, ebenso die REST-Schnittstelle und die DATEV-Anbindung. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit über den laufenden Monat hinaus.