# ReinigungsDesk

> Die Betriebssoftware für Gebäudereiniger. Einsatzplanung, Zeiterfassung, Leistungsnachweise und Abrechnung in einem System — für inhabergeführte Reinigungsbetriebe mit 2 bis 50 Mitarbeitern.

## Eckdaten

- Anbieter: AI4App, Gertrud-von-le-Fort-Str. 40, 93051 Regensburg, Deutschland
- Preis: 12 Euro pro Reinigungskraft und Monat. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit über den laufenden Monat hinaus.
- Einführung: zwei bis vier Wochen, begleitet, einschließlich Übernahme von Objekten, Mitarbeitern und Verträgen.
- Zielgruppe: inhabergeführte Reinigungsbetriebe mit 2 bis 50 Mitarbeitern. Auch im Einsatz bei Sicherheitsdiensten sowie Hotel- und Ferienwohnungsverwaltern.
- Plattformen: Web, iOS und Android. Hosting in Deutschland, je Betrieb eigene Adresse und eigene Datenbank.
- Funktionsumfang: 20 Module, pro Betrieb einzeln zu- und abschaltbar.
- Schnittstellen im Grundpreis: apaleo, Smoobu, DATEV, Lexware Office, finAPI, Google Drive, IMAP / SMTP, Offene Schnittstelle.
- Sprachen der Reinigungskraft-App: 8 (Deutsch, Englisch, Russisch, Ukrainisch, Arabisch, Slowakisch, Ungarisch, Italienisch); Deutsch und Englisch vollständig, die übrigen im Aufbau.
- Kontakt: info@reinigungsdesk.de oder WhatsApp (werktags 8 bis 18 Uhr).

## Seiten

- [Startseite](https://reinigungsdesk.de/): Überblick, Nutzenargumente und häufige Fragen.
- [Module](https://reinigungsdesk.de/module/): alle 20 Fachmodule in fünf Bereichen sowie die 8 Schnittstellen.
- [Preise](https://reinigungsdesk.de/preise/): 12 Euro pro Reinigungskraft und Monat, Rechenbeispiele je Betriebsgröße und was nicht extra kostet.
- [Branchen](https://reinigungsdesk.de/branchen/): Gebäudereinigung, Hotels und Ferienwohnungen, Sicherheitsdienste.
- [Ratgeber](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/): Fachbeiträge zu Zeiterfassung, Nachweis, Planung, Kalkulation und Objektverwaltung.
- [Glossar](https://reinigungsdesk.de/glossar/): 20 Fachbegriffe des Gebäudereiniger-Handwerks, jeweils in zwei Sätzen definiert.
- [Vergleich](https://reinigungsdesk.de/vergleich/): Auswahlkriterien für Betriebssoftware und die Gegenüberstellung mit Excel und WhatsApp.
- [Über uns](https://reinigungsdesk.de/ueber-uns/): Anbieter, Arbeitsweise und Referenzen.
- [Kontakt](https://reinigungsdesk.de/kontakt/): Anruf, WhatsApp, E-Mail oder direkte Terminbuchung im Kalender.

## Ratgeber

- [Öffentliche Ausschreibungen in der Gebäudereinigung: worauf ein kleiner Betrieb achtet](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/ausschreibung-gebaeudereinigung/): Lohnen sich öffentliche Ausschreibungen für einen kleinen Reinigungsbetrieb?
- [Datenschutz im Reinigungsbetrieb: Objektadressen, Fotos und private Handys](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/dsgvo-reinigungsbetrieb/): Was muss ein Reinigungsbetrieb beim Datenschutz beachten?
- [Fluktuation in der Gebäudereinigung: was ein Personalwechsel wirklich kostet](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/fluktuation-gebaeudereinigung/): Was kostet ein Personalwechsel in einem Reinigungsbetrieb?
- [Kundenportal in der Gebäudereinigung: was Auftraggeber tatsächlich sehen wollen](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/kundenportal-gebaeudereinigung/): Was bringt ein Kundenportal einem Reinigungsbetrieb?
- [Material und Verbrauch: warum die Kosten steigen und niemand sagen kann, wo](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/material-und-verbrauch-je-objekt/): Wie ordnet ein Reinigungsbetrieb Materialkosten dem richtigen Objekt zu?
- [Reinigungspläne, die niemand liest: was eine mehrsprachige Belegschaft wirklich kostet](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/mehrsprachige-belegschaft-reinigung/): Wie erreichen Arbeitsanweisungen eine Belegschaft, die kein Deutsch spricht?
- [Nachunternehmer in der Reinigung: wofür der Auftraggeber mithaftet](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/nachunternehmer-reinigung-haftung/): Wofür haftet ein Reinigungsbetrieb, der einen Nachunternehmer beauftragt?
- [Ausweise, Aufenthaltstitel, Qualifikationen: die Frist, die niemand im Blick hat](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/nachweise-mit-ablaufdatum/): Wie überwacht ein Reinigungsbetrieb ablaufende Nachweise seiner Mitarbeiter?
- [Das Objektwissen steckt in einem Kopf — und der kündigt irgendwann](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/objektwissen-sichern/): Wie sichert ein Reinigungsbetrieb das Wissen über ein Objekt?
- [Die Leistung, die niemand in Rechnung stellt](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/sonderleistungen-abrechnen/): Warum bleiben Sonderleistungen in der Reinigung häufig unberechnet?
- [Tariflohn steigt, Festpreis nicht: wann nachverhandelt gehört](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/tariflohn-festpreis-nachverhandeln/): Wie begründet ein Reinigungsbetrieb eine Preiserhöhung gegenüber dem Auftraggeber?
- [Urlaub und Krankheit im Schichtbetrieb: planen statt verwalten](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/urlaub-und-krankheit-schichtbetrieb/): Wie plant ein Reinigungsbetrieb Urlaub und Krankheit, ohne den Einsatzplan zu sprengen?
- [Arbeitszeiterfassung in der Gebäudereinigung: was das Gesetz verlangt](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/arbeitszeiterfassung-gebaeudereinigung/): Wie müssen Reinigungsbetriebe die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen?
- [Dienstplan per WhatsApp: was das den Betrieb wirklich kostet](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/dienstplan-statt-whatsapp/): Warum sollten Reinigungsbetriebe die Einsatzplanung nicht über WhatsApp machen?
- [Leistungsnachweis in der Reinigung: der Beleg, der Abzüge verhindert](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/leistungsnachweis-reinigung/): Wie weist ein Reinigungsbetrieb nach, dass eine Leistung erbracht wurde?
- [Objektkalkulation: welches Objekt trägt sich, welches nicht](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/objektkalkulation-soll-ist/): Wie erkennt ein Reinigungsbetrieb, welches Objekt unrentabel ist?
- [Reinigungsplanung für Hotels und Ferienwohnungen: aus Buchung wird Einsatz](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/reinigungsplanung-hotel-ferienwohnung/): Wie planen Dienstleister die Reinigung von Hotels und Ferienwohnungen?
- [Schlüsselverwaltung im Reinigungsbetrieb: das unterschätzte Risiko](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/schluesselverwaltung-reinigungsfirma/): Wie verwaltet ein Reinigungsbetrieb Objektschlüssel richtig?
- [Von Excel und WhatsApp zur Betriebssoftware: wann sich der Wechsel lohnt](https://reinigungsdesk.de/ratgeber/software-statt-excel/): Ab wann lohnt sich für einen Reinigungsbetrieb eine Software statt Excel?

## Module

- Einsatzplanung (Einsatz): Wer ist wann in welchem Objekt. Krankmeldung rein, Ersatz vorgeschlagen, Plan wieder stimmig.
- Schichtplanung (Einsatz): Wiederkehrende Touren einmal anlegen, danach läuft der Plan von selbst weiter.
- Zeiterfassung (Einsatz): Stempeln am Handy, mit Objektbezug. Keine Zettel, die am Monatsende abgetippt werden.
- Leistungsnachweise (Einsatz): Foto und Video zur erbrachten Leistung, mit Uhrzeit und Namen. Der Beleg, der Diskussionen beendet.
- Objekte & Reinigungspläne (Objekt): Jedes Objekt mit Raumbuch, Turnus und Leistungsverzeichnis — sichtbar für die Kraft vor Ort.
- Schlüsselübergabe (Objekt): Wer hat welchen Schlüssel seit wann. Übergabe wird quittiert, nicht erinnert.
- Inventar (Objekt): Maschinen, Geräte und Verbrauchsmaterial je Objekt und je Mitarbeiter.
- Urlaubsplanung (Personal): Antrag, Freigabe, Restanspruch — und der Einsatzplan weiß sofort davon.
- Personalakte & Nachweise (Personal): Ausweise, Aufenthaltstitel und Qualifikationen mit Gültigkeitsdatum. Das System meldet sich vor dem Ablauf.
- Verträge mit E-Signatur (Personal): Arbeits- und Kundenverträge digital ausfertigen und unterschreiben lassen.
- Persönlicher Planer (Personal): Jede Kraft sieht ihre eigenen Einsätze, Aufgaben und Fristen — in ihrer Sprache.
- Kundenportal (Kunde): Der Auftraggeber sieht Pläne, Nachweise und Rechnungen selbst. Ohne Aufpreis.
- Tickets & Reklamationen (Kunde): Beschwerden laufen nicht mehr über WhatsApp, sondern mit Verlauf, Zuständigkeit und Frist.
- Subunternehmer-Nachweise (Kunde): Nachunternehmer arbeiten im selben System mit und liefern ihre Nachweise gleich mit.
- CRM & Kontakte (Kunde): Auftraggeber, Ansprechpartner und der gesamte Schriftverkehr an einer Stelle.
- Angebote & Aufträge (Kaufmännisch): Vom Aufmaß zum Angebot zum Auftrag — ohne den Umweg über Word.
- Rechnungen & Buchhaltung (Kaufmännisch): Aus erfassten Stunden und Leistungen wird die Rechnung. Bankumsätze ordnen sich selbst zu.
- Ausschreibungen (Kaufmännisch): Öffentliche Ausschreibungen sichten und beantworten, mit KI-Entwurf für das Anschreiben.
- E-Mail-Postfach (Kaufmännisch): Das Betriebspostfach im System, jede Mail am Objekt oder Kunden abgelegt.
- Kennzahlen-Cockpit (Kaufmännisch): Welches Objekt trägt sich, welches nicht — monatlich statt am Jahresende.

## Glossar

- [Allgemeinverbindlichkeit](https://reinigungsdesk.de/glossar/allgemeinverbindlichkeit/): Ein Tarifvertrag ist allgemeinverbindlich, wenn seine Wirkung über die Mitglieder der Tarifparteien hinaus auf alle Betriebe und Beschäftigten der Branche erstreckt wird. Im Gebäudereiniger-Handwerk sind die Mindestlöhne auf diesem Weg für alle Betriebe der Branche verbindlich — auch für solche, die keinem Arbeitgeberverband angehören.
- [Aufzeichnungspflicht nach MiLoG](https://reinigungsdesk.de/glossar/aufzeichnungspflicht-nach-milog/): Nach § 17 Mindestlohngesetz müssen Betriebe der in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen — darunter das Gebäudereinigungsgewerbe — Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzeichnen. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages vorliegen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
- [Bauendreinigung](https://reinigungsdesk.de/glossar/bauendreinigung/): Die Bauendreinigung ist die letzte Reinigung nach Abschluss aller Bauarbeiten und vor der Übergabe oder dem Bezug eines Gebäudes. Sie entfernt Bauschmutz, Klebereste, Farbspritzer und Schutzfolien und stellt den bezugsfertigen Zustand her; abgerechnet wird sie nach Aufwand oder Quadratmeter, nicht im Turnus.
- [Belegungsreinigung](https://reinigungsdesk.de/glossar/belegungsreinigung/): Bei der Belegungsreinigung entsteht der Reinigungsbedarf aus der Buchung und nicht aus einem Kalender: Gereinigt wird, wenn ein Gast abgereist ist oder eine Einheit den Zustand wechselt. Sie ist der Regelfall in Hotellerie, Aparthotels und Kurzzeitvermietung und lässt sich nur planen, wenn die Abreisen tagesaktuell vorliegen.
- [FKS-Prüfung](https://reinigungsdesk.de/glossar/fks-pruefung/): Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit, kurz FKS, ist die Prüfbehörde des Zolls für Schwarzarbeit, illegale Beschäftigung und die Einhaltung des Mindestlohns. Sie prüft sowohl im Betrieb als auch unangekündigt im Objekt und kann die Vorlage der Arbeitszeitaufzeichnungen sowie der Lohnunterlagen verlangen.
- [Glasreinigung](https://reinigungsdesk.de/glossar/glasreinigung/): Glasreinigung umfasst die Reinigung von Glasflächen einschließlich Rahmen, Falzen und Beschlägen und wird im Gebäudereiniger-Handwerk als eigene Leistungsart mit eigenem Turnus geführt. Der Preis richtet sich weniger nach der Fläche als nach der Zugänglichkeit — Höhe, Hilfsmittel und Absturzsicherung bestimmen den Aufwand.
- [Grundreinigung](https://reinigungsdesk.de/glossar/grundreinigung/): Die Grundreinigung ist eine turnusferne Intensivreinigung, die einen verlorenen Ausgangszustand wiederherstellt — etwa durch das vollständige Entfernen alter Pflegefilme von einem Bodenbelag und das anschließende Neubeschichten. Sie wird nach Aufwand oder Fläche gesondert beauftragt und ist nicht Teil des monatlichen Festpreises der Unterhaltsreinigung.
- [Leistungsnachweis](https://reinigungsdesk.de/glossar/leistungsnachweis/): Ein Leistungsnachweis belegt, dass eine vereinbarte Reinigungsleistung erbracht wurde. Belastbar ist er, wenn er vier Angaben trägt: was gereinigt wurde, in welchem Objekt, zu welcher Uhrzeit und von wem. Eine gesetzliche Formvorschrift gibt es nicht — maßgeblich ist, was der Reinigungsvertrag verlangt.
- [Leistungsverzeichnis](https://reinigungsdesk.de/glossar/leistungsverzeichnis/): Das Leistungsverzeichnis, kurz LV, listet für jedes Objekt auf, welche Leistung in welchem Bereich in welchem Turnus zu erbringen ist. Es ist Bestandteil des Reinigungsvertrags und zugleich die Grundlage der Kalkulation: Was nicht im Leistungsverzeichnis steht, ist weder geschuldet noch bezahlt.
- [Leistungswert](https://reinigungsdesk.de/glossar/leistungswert/): Der Leistungswert gibt an, wie viele Quadratmeter eine Reinigungskraft bei einer bestimmten Tätigkeit in einer Stunde bewältigt. Er ist der Umrechnungsfaktor zwischen Fläche und Zeit und damit die empfindlichste Größe jeder Kalkulation — schon eine Abweichung von zehn Prozent entscheidet darüber, ob ein Objekt sich trägt.
- [Nachunternehmer](https://reinigungsdesk.de/glossar/nachunternehmer/): Ein Nachunternehmer ist ein selbständiges Unternehmen, das im Auftrag eines anderen Unternehmens Reinigungsleistungen erbringt. Nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz haftet der beauftragende Unternehmer für die Mindestlohnansprüche der Beschäftigten seines Nachunternehmers wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat.
- [Objektleiter](https://reinigungsdesk.de/glossar/objektleiter/): Der Objektleiter verantwortet ein oder mehrere Objekte gegenüber dem Auftraggeber und dem eigenen Betrieb: Einweisung des Personals, Qualitätskontrolle, Materialversorgung, Bearbeitung von Reklamationen und die Einhaltung des Leistungsverzeichnisses. Er ist die Schnittstelle zwischen Büro und Objekt und in Ausschreibungen häufig als Ansprechpartner namentlich gefordert.
- [Rahmenvertrag](https://reinigungsdesk.de/glossar/rahmenvertrag/): Ein Rahmenvertrag legt die Bedingungen für eine Reihe künftiger Einzelaufträge fest — Preise, Leistungsarten, Fristen und Qualitätsanforderungen —, ohne selbst schon eine bestimmte Menge zu beauftragen. Die eigentliche Leistung entsteht erst durch den Abruf; eine Abnahmemenge ist damit in der Regel nicht garantiert.
- [Raumbuch](https://reinigungsdesk.de/glossar/raumbuch/): Das Raumbuch verzeichnet alle Räume und Flächen eines Objekts mit Raumart, Quadratmetern, Bodenbelag und Ausstattung. Es ist die Mengengrundlage jeder Kalkulation: Ohne Raumbuch lässt sich weder eine Sollzeit rechnen noch eine Preisanpassung begründen, weil die Bezugsgröße fehlt.
- [Reinigungsturnus](https://reinigungsdesk.de/glossar/reinigungsturnus/): Der Reinigungsturnus gibt an, wie oft eine Leistung in einem Bereich erbracht wird — üblich als Angabe pro Woche, etwa 5/7 für werktäglich oder 1/7 für einmal wöchentlich. Er ist neben Fläche und Leistungswert einer der drei Faktoren, aus denen die kalkulierte Sollzeit eines Objekts entsteht.
- [Revierplan](https://reinigungsdesk.de/glossar/revierplan/): Der Revierplan legt fest, welchen Bereich eines Objekts eine Reinigungskraft übernimmt, welche Tätigkeiten dort in welcher Reihenfolge anfallen und wie viel Zeit dafür vorgesehen ist. Er übersetzt das Leistungsverzeichnis in die Arbeitsanweisung für eine einzelne Person an einem einzelnen Tag.
- [Schlüsselverlustklausel](https://reinigungsdesk.de/glossar/schluesselverlustklausel/): Die Schlüsselverlustklausel ist ein gesonderter Einschluss in der Betriebshaftpflichtversicherung, der Schäden aus dem Verlust fremder Schlüssel abdeckt — einschließlich der Kosten für den Austausch einer Schließanlage. Sie ist in Standardpolicen häufig nicht enthalten und hat eine eigene, oft zu niedrig angesetzte Deckungssumme.
- [Sichtreinigung](https://reinigungsdesk.de/glossar/sichtreinigung/): Bei der Sichtreinigung wird nicht nach festem Turnus gereinigt, sondern nach Bedarf: Die Reinigungskraft prüft den Zustand und wird nur dort tätig, wo eine Verschmutzung sichtbar ist. Das Verfahren senkt die Stunden in gering frequentierten Bereichen, verlagert aber die Beurteilung auf die Kraft vor Ort.
- [Sollstunden und Iststunden](https://reinigungsdesk.de/glossar/sollstunden-und-iststunden/): Sollstunden sind die Stunden, mit denen ein Objekt kalkuliert wurde; Iststunden sind die Stunden, die dort tatsächlich geleistet wurden. Ihr Vergleich je Objekt und Monat ist die einzige Kennzahl, die zeigt, welches Objekt sich trägt — der Umsatz eines Objekts sagt darüber nichts aus.
- [Unterhaltsreinigung](https://reinigungsdesk.de/glossar/unterhaltsreinigung/): Unterhaltsreinigung ist die wiederkehrende Reinigung eines Objekts in einem festen Turnus — Böden, Sanitärbereiche, Oberflächen und Abfallentsorgung — mit dem Ziel, den Gebrauchszustand zu erhalten. Sie ist die mengenmäßig größte Leistungsart im Gebäudereiniger-Handwerk und wird in aller Regel als Festpreis je Monat vereinbart.

## Vergleich

- [Reinigungssoftware auswählen](https://reinigungsdesk.de/vergleich/reinigungssoftware-auswaehlen/): zwölf anbieterneutrale Kriterien für das Auswahlgespräch.
- [Software gegen Excel und WhatsApp](https://reinigungsdesk.de/vergleich/excel-und-whatsapp/): Gegenüberstellung Aufgabe für Aufgabe, einschließlich der Punkte, an denen Excel überlegen bleibt.

## Optional

- [Impressum](https://reinigungsdesk.de/impressum/)
- [Datenschutz](https://reinigungsdesk.de/datenschutz/): keine Cookies, keine Analysewerkzeuge, selbst ausgelieferte Schriften.
- [Ausführliche Fassung](https://reinigungsdesk.de/llms-full.txt): dieselben Angaben mit allen Antwortblöcken und häufigen Fragen.