Zwölf Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten.
Funktionslisten sehen bei allen Anbietern gleich aus. Die Unterschiede zeigen sich erst, wenn man konkret fragt — und zwar bei jedem gleich.
Kurz beantwortet
Betriebssoftware für Gebäudereiniger unterscheidet sich nicht im Funktionsumfang, sondern an zwölf Stellen, die in keiner Broschüre stehen.
Die wichtigste ist der Objektbezug in der Zeiterfassung: Eine Stunde ohne Objekt lässt sich keinem Vertrag zuordnen und ist für die Objektkalkulation wertlos.
Die zweitwichtigste ist die Sprache der Mitarbeiter-App — sie entscheidet darüber, ob die Software im Alltag überhaupt benutzt wird.
Diese Liste ist anbieterneutral formuliert und lässt sich unverändert in jedes Auswahlgespräch mitnehmen.
Sie enthält auch die Frage, bei welcher Betriebsgröße ein Anbieter nicht die richtige Wahl ist — wer darauf keine Antwort hat, hat sie nicht durchdacht.
Zwölf Kriterien, in dieser Reihenfolge.
- 1 · Objektbezug in der ZeiterfassungHängt die erfasste Stunde am Objekt oder nur am Mitarbeiter? Ohne Objektbezug lässt sich kein Soll-Ist-Vergleich je Vertrag rechnen — das ist die Kernfrage, nicht ein Detail.
- 2 · Sprachen der Mitarbeiter-AppIn welchen Sprachen sieht die Reinigungskraft ihren Plan? Und sind diese Sprachen vollständig übersetzt oder nur angefangen? Fragen Sie nach der Unterscheidung.
- 3 · Nachweis mit ZeitstempelKann die Kraft vor Ort Foto oder Video zur erbrachten Leistung erfassen, mit Uhrzeit, Objekt und Namen? Und kann der Auftraggeber sie sehen, ohne dass jemand eine Mail schreibt?
- 4 · Umgang mit AusfällenWas passiert bei einer Krankmeldung um 5:40 Uhr? Schlägt das System Ersatz vor, und erreicht die Änderung die betroffene Kraft ohne Telefonat?
- 5 · Schnittstelle zur LohnbuchhaltungKommen die Zeiten im Format des eigenen Steuerberaters an — DATEV oder vergleichbar — oder entsteht wieder eine Tabelle zum Abtippen?
- 6 · Belegungsgetriebene PlanungNur relevant für Hotel und Ferienwohnung, dort aber entscheidend: Legt das Buchungssystem den Reinigungsauftrag selbst an, und wird der Zustand zurückgemeldet?
- 7 · Kennzahlen je ObjektSehen Sie monatlich, welches Objekt über der Kalkulation liegt? Eine Auswertung, die nur den Betrieb insgesamt zeigt, beantwortet die falsche Frage.
- 8 · Nachweise mit AblaufdatumWerden Ausweise, Aufenthaltstitel und Qualifikationen mit Gültigkeit geführt, und meldet sich das System vor dem Ablauf statt danach?
- 9 · Was die Einführung kostetNicht nur in Geld: Wer übernimmt Objekte, Mitarbeiter und Verträge aus den bestehenden Tabellen, und wie lange dauert es? Datenübernahme ist der Punkt, an dem Umstellungen scheitern.
- 10 · Preismodell und BindungWonach wird abgerechnet, was ist im Grundpreis enthalten, gibt es eine Einrichtungsgebühr, und wie lang ist die Mindestlaufzeit? Fragen Sie ausdrücklich nach den Schnittstellen — sie sind der häufigste Aufpreis.
- 11 · Wo die Daten liegenHosting in welchem Land, eigene Datenbank je Betrieb oder gemeinsame, und was passiert mit den Daten nach einer Kündigung? Lassen Sie sich die Exportform zeigen, nicht zusagen.
- 12 · Wer den Support machtSprechen Sie mit jemandem, der die Software kennt, oder mit einer Ticketstufe? Bei zwei bis fünfzig Mitarbeitern entscheidet das mehr über den Alltag als jede Funktionsliste.
Was Sie mitbringen sollten.
Jede Vorführung mit den Beispieldaten des Anbieters zeigt den Idealfall. Aussagekräftig wird sie erst mit Ihren eigenen Unterlagen.
Nehmen Sie einen echten Dienstplan einer normalen Woche mit, ein Objekt, das Ihnen Sorgen macht, und eine Reklamation, die Sie zuletzt geärgert hat. Lassen Sie sich zeigen, wie diese drei Dinge im jeweiligen System aussehen würden — nicht, was das System sonst noch kann.
Und lassen Sie sich den Export zeigen, nicht zusagen. Wie Sie wieder herauskommen, ist die Frage, die vor dem Einstieg beantwortet gehört.
Was bei der Auswahl gefragt wird.
Welches Kriterium ist das wichtigste?
Der Objektbezug in der Zeiterfassung. Alles andere lässt sich nachrüsten oder umgehen; ohne Objektbezug fehlt dauerhaft die Grundlage, um zu erkennen, welches Objekt sich trägt — und das ist die Frage, wegen der die meisten Betriebe überhaupt suchen.
Wie viele Anbieter sollte man ansehen?
Zwei bis drei reichen, wenn die Kriterienliste vorher steht. Ohne Liste werden auch zehn Vorführungen nicht vergleichbar, weil jeder Anbieter das zeigt, was er am besten kann.
Woran erkennt man eine Vorführung, die nichts aussagt?
An den Beispieldaten. Eine Vorführung mit dem Musterbetrieb des Anbieters zeigt den Idealfall. Bringen Sie einen echten Dienstplan und eine echte Reklamation mit — an denen zeigt sich in zehn Minuten, ob das System zu Ihrem Betrieb passt.
Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich überhaupt eine Software?
Die Grenze liegt erfahrungsgemäß nicht bei einer Mitarbeiterzahl, sondern dort, wo eine Person den Plan nicht mehr im Kopf hat — meist zwischen 10 und 15 Mitarbeitern oder ab etwa 20 Objekten. Darunter ist Excel das richtige Werkzeug.
Wo ist ReinigungsDesk nicht die erste Wahl?
Bei zwei bis drei Mitarbeitern und wenigen Objekten lohnt sich der Aufwand nicht. Bei Betrieben deutlich über fünfzig Reinigungskräften mit eigener IT-Abteilung und bestehender ERP-Landschaft gibt es Systeme, die dafür gebaut sind. ReinigungsDesk ist für inhabergeführte Reinigungsbetriebe mit 2 bis 50 Mitarbeitern entwickelt — das ist eine Festlegung, keine Bescheidenheit.
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Nehmen Sie eine Reklamation, die Sie zuletzt geärgert hat — wir zeigen Ihnen, wie der Nachweis dazu im System aussehen würde. Ohne Verkaufsunterlage, ohne Termin beim Vertrieb.
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