Der eigentliche Wettbewerber heißt Excel.
Daneben steht eine WhatsApp-Gruppe. Beide sind kostenlos, sofort verfügbar und von jedem bedienbar — und genau deshalb der ernstzunehmendste Vergleich.
Kurz beantwortet
Tabelle und Chatgruppe scheitern nicht am Erstellen eines Plans, sondern an seiner Änderung.
Der Aufwand wächst nicht mit der Zahl der Mitarbeiter, sondern mit der Zahl der Abweichungen: Krankmeldung, Verlängerung, Umplanung, Reklamation.
Ein Chatverlauf ist kein Nachweis — er lässt sich löschen, ist nicht durchsuchbar und gehört dem privaten Gerät, nicht dem Betrieb.
Ein Stundenzettel erfüllt die Aufzeichnungspflicht formal, scheitert aber an der Sieben-Tage-Frist des § 17 Mindestlohngesetz, weil er erst zum Monatsende ins Büro kommt.
Die Grenze liegt erfahrungsgemäß dort, wo eine Person den Plan nicht mehr im Kopf hat — meist zwischen 10 und 15 Mitarbeitern oder ab etwa 20 Objekten.
Was sich tatsächlich unterscheidet.
- Plan erstellenTabelle: geht gut, solange eine Person den Überblick hat. System: geht ebenfalls — der Unterschied zeigt sich erst bei der ersten Änderung.
- Plan ändernTabelle: neue Version, neue Nachricht, und niemand weiß, wer die alte noch vor sich hat. System: die Änderung erreicht genau die betroffene Person, der Rest merkt nichts.
- Krankmeldung um 5:40 UhrChatgruppe: eine Kette von Einzelanrufen, weil niemand sieht, wer heute ohnehin eingeplant ist. System: die Lücke ist sichtbar, mögliche Vertretungen werden vorgeschlagen.
- Stunden erfassenZettel: erfüllt die Aufzeichnungspflicht formal, scheitert aber an der Sieben-Tage-Frist des § 17 Mindestlohngesetz, weil die Zettel zum Monatsende kommen. System: gestempelt am Tag, mit Objektbezug.
- Leistung nachweisenChatverlauf: löschbar, nicht durchsuchbar, auf einem privaten Gerät. System: Foto mit Uhrzeit, Objekt und Namen, auf Wunsch für den Auftraggeber sichtbar.
- Objekt nachrechnenTabelle: möglich, wenn Stunden je Objekt erfasst wurden — genau das leisten Stundenzettel in der Praxis nicht. System: Soll gegen Ist je Objekt, monatlich.
- Objektwissen weitergebenTabelle: steht im Kopf der Stammkraft. System: Raumbuch und Besonderheiten hängen am Objekt und sind für die Vertretung abrufbar.
- DatenschutzPrivate WhatsApp-Konten übertragen das Adressbuch des Geräts. Laufen darüber Objektadressen, Namen und Krankmeldungen, verarbeitet der Betrieb personenbezogene Daten auf einem Weg, den er weder kontrolliert noch dokumentiert hat.
- KostenTabelle und Chat: keine Lizenzkosten, dafür Dispositionszeit, Nacherfassung und nicht abgerechnete Leistungen. System: 12 Euro pro Reinigungskraft und Monat.
Wo Excel überlegen bleibt.
Eine Tabelle ist in drei Punkten schwer zu schlagen, und es hilft niemandem, das zu bestreiten.
Sie kostet nichts. Sie ist sofort da, ohne Einführung und ohne Schulung. Und sie lässt sich in jede beliebige Form biegen, ohne jemanden zu fragen — für einen Sonderfall, der einmal im Jahr vorkommt, ist das der schnellste Weg.
Wer zwei Objekte und drei Leute hat, verliert mit einer Umstellung Zeit statt sie zu gewinnen. Das sagen wir im Gespräch auch, und es ist der Grund, warum diese Seite keine Rechnung aufmacht, die für jeden Betrieb aufgeht.
Was dazu gefragt wird.
Ist Excel in einem Reinigungsbetrieb falsch?
Nein. Bei zwei bis drei Mitarbeitern und wenigen Objekten ist es das richtige Werkzeug: kostenlos, sofort verfügbar, von jedem bedienbar. Die Frage ist nicht, ob Excel taugt, sondern ab wann es mehr kostet, als es spart.
Ist WhatsApp im Betrieb verboten?
Verboten ist es nicht. Problematisch wird es, wenn personenbezogene Daten — Namen, Einsatzzeiten, Objektadressen, Krankmeldungen — über private Konten laufen. Dann verarbeitet der Betrieb Daten auf einem Kanal ohne Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Löschkonzept und ohne Zugriff auf die Verläufe.
Löst eine WhatsApp-Business-Lösung das Problem?
Sie löst das Konto-Problem teilweise, nicht das Planungsproblem. Ein Chat bleibt ein Chat: Er zeigt nicht, wer heute schon eingeplant ist, er rechnet keine Stunden, und er erzeugt keinen Nachweis.
Woran merkt man, dass die Grenze erreicht ist?
An vier Anzeichen: Der Morgen beginnt regelmäßig mit Telefonaten statt mit Arbeit. Am Monatsende wird nacherfasst statt abgerechnet. Bei einer Reklamation gibt man nach, weil nichts vorliegt. Und niemand kann sagen, welches Objekt sich trägt.
Was passiert mit den bestehenden Tabellen?
Objekte, Mitarbeiter und Verträge werden bei der Einrichtung übernommen; das gehört zur Einführung und ist nicht Aufgabe des Betriebs. Die Dateien bleiben als Archiv erhalten.
Muss die Umstellung an einem Stichtag passieren?
Nein, und das ist auch nicht zu empfehlen. Der Übergang funktioniert erfahrungsgemäß objektweise. Die Chatgruppen bleiben dabei meist als soziales Element bestehen und verlieren nur die Disposition.
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