Gebaut für den Betrieb, nicht für die Branche.
Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sonderleistungen, wechselnde Objekte und eine Belegschaft, die selten dieselbe Sprache spricht — das ist der Alltag, für den ReinigungsDesk entwickelt wurde.
Kurz beantwortet
ReinigungsDesk ist eine Betriebssoftware für Gebäudereiniger mit 20 zuschaltbaren Modulen.
Sie deckt Einsatzplanung, Zeiterfassung mit Objektbezug, Leistungsnachweise, Kundenportal, Abrechnung und Objektkennzahlen ab.
Das Gebäudereinigungsgewerbe ist in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt und damit nach § 17 Mindestlohngesetz besonders aufzeichnungspflichtig — die Zeiterfassung ist darauf ausgelegt.
Der Preis beträgt 12 Euro pro Reinigungskraft und Monat; die Einführung dauert zwei bis vier Wochen und wird begleitet.
Zielgruppe sind inhabergeführte Reinigungsbetriebe mit 2 bis 50 Mitarbeitern.
Woran es in Reinigungsbetrieben hängt.
- Reklamation ohne NachweisDer Auftraggeber behauptet, das Treppenhaus sei nicht gemacht worden. Ohne datiertes Bild endet das mit einer Gutschrift.
- Stundenzettel auf PapierDas Gebäudereinigungsgewerbe ist in § 2a SchwarzArbG genannt und damit nach § 17 MiLoG aufzeichnungspflichtig — innerhalb von sieben Tagen, nicht zum Monatsende.
- Disposition am TelefonEine Krankmeldung um 5:40 Uhr löst eine Anrufkette aus, weil niemand sieht, wer heute ohnehin eingeplant ist.
- Objekte ohne ErgebnisWelches der sechzig Objekte trägt sich, welches nicht? Die Antwort kommt beim Jahresabschluss und ohne Objektbezug.
- Sprachbarriere im TeamEine Anweisung, die nicht gelesen werden kann, wird nicht befolgt — und derselbe Fehler passiert ein zweites Mal.
- Vergessene ZusatzleistungenGrundreinigung, Bauendreinigung, die zusätzliche Stunde am Freitag: im Chat vereinbart, auf keiner Rechnung.
Womit ein Reinigungsbetrieb anfängt.
- EinsatzplanungWer ist wann in welchem Objekt. Krankmeldung rein, Ersatz vorgeschlagen, Plan wieder stimmig.
- ZeiterfassungStempeln am Handy, mit Objektbezug. Keine Zettel, die am Monatsende abgetippt werden.
- LeistungsnachweiseFoto und Video zur erbrachten Leistung, mit Uhrzeit und Namen. Der Beleg, der Diskussionen beendet.
- Objekte & ReinigungspläneJedes Objekt mit Raumbuch, Turnus und Leistungsverzeichnis — sichtbar für die Kraft vor Ort.
- Rechnungen & BuchhaltungAus erfassten Stunden und Leistungen wird die Rechnung. Bankumsätze ordnen sich selbst zu.
- Kennzahlen-CockpitWelches Objekt trägt sich, welches nicht — monatlich statt am Jahresende.
Ausführlich zu den einzelnen Punkten.
- ZeiterfassungArbeitszeiterfassung in der Gebäudereinigung: was das Gesetz verlangtAufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG, Sieben-Tage-Frist, zwei Jahre Aufbewahrung und Prüfungen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit — was Reinigungsbetriebe konkret dokumentieren müssen.
- PersonalAusweise, Aufenthaltstitel, Qualifikationen: die Frist, die niemand im Blick hatWarum abgelaufene Nachweise im Reinigungsbetrieb zum Haftungsthema werden, welche Dokumente ein Ablaufdatum tragen und wie sich die Überwachung ohne Ordnerdurchsicht organisieren lässt.
- ObjektDas Objektwissen steckt in einem Kopf — und der kündigt irgendwannWarum der Wechsel einer Stammkraft in der Gebäudereinigung regelmäßig zu Reklamationen führt, welches Wissen dabei verloren geht und wie es sich am Objekt statt an der Person festhalten lässt.
- RechtDatenschutz im Reinigungsbetrieb: Objektadressen, Fotos und private HandysWelche personenbezogenen Daten in einem Reinigungsbetrieb tatsächlich anfallen, wo private Geräte und Chatgruppen zum Problem werden und was bei Nachweisfotos zu beachten ist.
- KaufmännischDie Leistung, die niemand in Rechnung stelltWarum Grundreinigungen, Zusatzeinsätze und Sonderleistungen in Reinigungsbetrieben regelmäßig unfakturiert bleiben, wo genau sie verloren gehen und was dagegen hilft.
- PlanungDienstplan per WhatsApp: was das den Betrieb wirklich kostetDisposition über private Chatgruppen kostet Reinigungsbetriebe täglich ein bis anderthalb Stunden Telefonzeit — und erzeugt nebenbei ein Datenschutzproblem, das niemand angemeldet hat.
- PersonalFluktuation in der Gebäudereinigung: was ein Personalwechsel wirklich kostetWelche Kosten hinter einem Personalwechsel im Reinigungsbetrieb stecken, warum sie in keiner Auswertung auftauchen und an welchen drei Stellen sich am meisten davon vermeiden lässt.
- NachweisKundenportal in der Gebäudereinigung: was Auftraggeber tatsächlich sehen wollenWelche Rückfragen ein Kundenportal im Reinigungsbetrieb abnimmt, was Auftraggeber darin erwarten und warum mehr Einsicht erfahrungsgemäß zu weniger Reklamationen führt.
- NachweisLeistungsnachweis in der Reinigung: der Beleg, der Abzüge verhindertWarum Reklamationen ohne Nachweis fast immer zulasten des Dienstleisters ausgehen — und wie ein Foto mit Uhrzeit, Objekt und Namen die Beweislage in zehn Sekunden dreht.
- ObjektMaterial und Verbrauch: warum die Kosten steigen und niemand sagen kann, woWie Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterial und Geräte in der Gebäudereinigung unbemerkt zur zweitgrößten Kostenposition werden — und was die Zuordnung zum Objekt daran ändert.
- RechtNachunternehmer in der Reinigung: wofür der Auftraggeber mithaftetWelche Haftung ein Reinigungsbetrieb übernimmt, wenn er Leistungen weitergibt, welche Nachweise vor der Beauftragung vorliegen sollten und wo die Grenze zur Arbeitnehmerüberlassung verläuft.
- KalkulationObjektkalkulation: welches Objekt trägt sich, welches nichtDie meisten Reinigungsbetriebe wissen erst beim Jahresabschluss, welches Objekt Geld verloren hat. Ein Soll-Ist-Vergleich der Stunden je Objekt liefert dieselbe Antwort monatlich.
- KaufmännischÖffentliche Ausschreibungen in der Gebäudereinigung: worauf ein kleiner Betrieb achtetWie ein inhabergeführter Reinigungsbetrieb erkennt, welche Ausschreibung sich lohnt, welche Nachweise regelmäßig gefordert werden und woran Angebote formal scheitern.
- PersonalReinigungspläne, die niemand liest: was eine mehrsprachige Belegschaft wirklich kostetWarum Arbeitsanweisungen auf Deutsch in der Gebäudereinigung regelmäßig nicht ankommen, welche Fehler daraus entstehen und was sich mit vertretbarem Aufwand daran ändern lässt.
- ObjektSchlüsselverwaltung im Reinigungsbetrieb: das unterschätzte RisikoEin verlorener Generalschlüssel kann den Austausch einer ganzen Schließanlage auslösen — mit fünfstelligen Kosten. Warum die Übergabe quittiert und nicht erinnert werden muss.
- KalkulationTariflohn steigt, Festpreis nicht: wann nachverhandelt gehörtWarum steigende Branchenlöhne die Marge bestehender Objektverträge jedes Jahr verkleinern — und mit welchen Zahlen sich eine Preisanpassung gegenüber dem Auftraggeber begründen lässt.
- PersonalUrlaub und Krankheit im Schichtbetrieb: planen statt verwaltenWarum Urlaubsanträge in Reinigungsbetrieben zu spät sichtbar werden, wie sich Abwesenheiten und Einsatzplan verbinden lassen und was bei kurzfristigen Ausfällen tatsächlich hilft.
- PlanungVon Excel und WhatsApp zur Betriebssoftware: wann sich der Wechsel lohntAb welcher Betriebsgröße Tabellen und Chatgruppen mehr kosten als eine Software — und was bei der Umstellung eines Reinigungsbetriebs tatsächlich zu tun ist.
Was Gebäudereiniger am häufigsten fragen.
Für welche Betriebsgröße ist ReinigungsDesk gedacht?
Für inhabergeführte Reinigungsbetriebe mit 2 bis 50 Mitarbeitern. Unterhalb von etwa zehn Mitarbeitern hat meist noch eine Person den Plan im Kopf; oberhalb davon kostet die Disposition täglich mehr Zeit als die Software im Monat.
Erfüllt die Zeiterfassung die Anforderungen des MiLoG?
Gestempelt wird am Tag der Arbeitsleistung mit Objektbezug, damit die Aufzeichnung innerhalb der Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG vorliegt und mindestens zwei Jahre abrufbar bleibt. Die rechtliche Bewertung des Einzelfalls ersetzt das nicht.
Arbeiten Nachunternehmer mit im System?
Ja. Subunternehmer bekommen einen eigenen Bereich, liefern ihre Nachweise im selben System und sehen nur ihre eigenen Objekte. Für den Auftraggeber sieht die Nachweiskette danach durchgängig aus.
Was ist mit Glas- und Sonderreinigung?
Einmalige und turnusfremde Leistungen werden als eigene Aufträge geplant und abgerechnet. Genau diese Positionen gehen in Tabellen am häufigsten verloren.
Wie kommt die Belegschaft damit zurecht?
Jede Kraft sieht nur ihre eigenen Einsätze, in ihrer eigenen Sprache — die App läuft in acht Sprachen, Deutsch und Englisch vollständig. Die Einweisung dauert in der Regel eine halbe Stunde.
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