Der eigentliche Wettbewerber jeder Branchensoftware heißt nicht wie ein anderer Anbieter. Er heißt Excel — und daneben steht eine WhatsApp-Gruppe.
Das ist keine Schwäche der Betriebe. Beide Werkzeuge sind kostenlos, sofort verfügbar und von jedem bedienbar. Für einen Betrieb mit drei Leuten und zwei Objekten sind sie die richtige Wahl, und das sagen wir im Gespräch auch.
Woran man merkt, dass die Grenze erreicht ist
Die Grenze ist keine Mitarbeiterzahl. Sie ist ein Zustand: Eine Person hat den Plan nicht mehr im Kopf. Erfahrungsgemäß tritt er zwischen 10 und 15 Mitarbeitern ein, oder ab etwa 20 Objekten — je nachdem, was zuerst kommt.
Vier Anzeichen sind zuverlässiger als jede Zahl:
- Die Krankmeldung um 5:40 Uhr kostet eine Anrufkette, weil niemand sieht, wer heute frei hat.
- Am Monatsende tippt jemand Stundenzettel ab.
- Bei einer Reklamation beginnt eine Rekonstruktion statt einer Antwort.
- Leistungen, die zwischendurch vereinbart wurden, tauchen auf keiner Rechnung auf.
Das vierte Anzeichen ist das teuerste und das am schwersten sichtbare: Es ist Umsatz, der nie entstanden ist, und der deshalb in keiner Auswertung fehlt.
Der Kostenvergleich, der geführt werden sollte
Der übliche Vergleich lautet: Software kostet Geld, Excel kostet nichts. Er ist falsch aufgestellt, weil er nur eine Seite rechnet.
Die andere Seite besteht aus drei Posten:
- Dispositionszeit. 60 bis 90 Minuten am Tag in Betrieben mit 15 bis 30 Mitarbeitern — Zeit der teuersten Person im Betrieb.
- Nacherfassung. Das Abtippen von Zetteln am Monatsende, samt der Fehler, die dabei entstehen.
- Nicht abgerechnete Leistungen. Sonderreinigungen, Zusatzstunden, Grundreinigungen, die im Chat vereinbart und nie fakturiert wurden.
Gegen diese drei Posten steht ein Preis von 12 Euro pro Reinigungskraft und Monat. Bei zwanzig Kräften sind das 240 Euro monatlich — die Größenordnung einer einzigen vergessenen Grundreinigung.
Was bei der Umstellung tatsächlich passiert
Der zweite große Einwand ist nicht der Preis, sondern der Aufwand. Er ist berechtigt, denn eine Umstellung, die den Tagesbetrieb stört, wird abgebrochen.
Der Ablauf, der sich bewährt hat, dauert zwei bis vier Wochen:
- Woche 1: Stammdaten. Objekte, Mitarbeiter und Verträge werden aus den bestehenden Tabellen übernommen. Das machen wir, nicht der Betrieb.
- Woche 2: Büro. Disposition und Abrechnung laufen parallel zum alten Weg. Wer plant, plant zweimal — eine Woche lang.
- Woche 3: Belegschaft. Die Reinigungskräfte bekommen den persönlichen Planer. Die Schulung dauert eine halbe Stunde, weil jede Kraft nur ihre eigenen Einsätze sieht, in ihrer eigenen Sprache.
- Woche 4: Umschalten. Der alte Weg entfällt. Excel bleibt als Archiv bestehen.
Angefangen wird mit vier Modulen, nicht mit zwanzig: Einsatzplanung, Zeiterfassung, Objekte & Reinigungspläne, Leistungsnachweise. Alles Weitere wird freigeschaltet, wenn es gebraucht wird — und wieder abgeschaltet, wenn nicht.
Was Excel besser kann
Ehrlicherweise: Freiheit. In einer Tabelle lässt sich alles abbilden, sofort und ohne Rückfrage. Genau das ist ihre Stärke bei kleinen Betrieben und ihre Schwäche bei wachsenden — weil jede Tabelle nur die eine Person versteht, die sie gebaut hat.
Wer diese Freiheit behalten will, sollte bei einer Software darauf achten, dass sie sich auf die eigenen Abläufe einrichten lässt, statt sie umgekehrt vorzuschreiben. Das ist der Grund, warum ReinigungsDesk zwanzig einzeln schaltbare Module hat und nicht ein Paket.
