E-Mail-Postfach
Das Betriebspostfach im System, jede Mail am Objekt oder Kunden abgelegt.
E-Mail-Postfach in Kürze
Das Betriebspostfach liegt im System, und jede Mail wird am Objekt oder am Kunden abgelegt. Sie ist damit auch ohne die Person auffindbar, die sie empfangen hat.
Die Absprache zu einem Objekt steht dort, wo das Objekt steht — nicht in einem persönlichen Postfach.
Aus einer eingehenden Mail wird bei Bedarf ein Ticket oder ein Lead, ohne den Inhalt zu kopieren.
Fällt jemand aus oder verlässt den Betrieb, bleibt der Schriftverkehr zugänglich.
Woran es ohne dieses Modul hängt.
Die Zusage zur Zusatzreinigung steht in einer Mail an eine Person. Wer nachsehen will, muss diese Person fragen — und hoffen, dass sie erreichbar ist.
Im Streitfall ist eine Absprache, die niemand wiederfindet, keine Absprache. Und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters verschwindet mit dem Postfach ein Teil der Betriebsgeschichte.
E-Mail-Postfach im Betrieb.
- AnbindenDas Betriebspostfach wird eingerichtet; eingehende Mails laufen im System auf.
- ZuordnenJede Mail wird am Objekt oder Kunden abgelegt und ist dort auffindbar.
- WeiterverarbeitenAus einer Mail entsteht bei Bedarf ein Ticket oder ein Lead — ohne Kopieren.
- VerlaufDer Schriftverkehr zu einem Objekt steht beisammen, nicht verteilt auf mehrere Postfächer.
- VertretungBei Ausfall oder Austritt bleibt der Vorgang zugänglich.
E-Mail-Postfach an einem Beispiel.
- Der FallEine Absprache zu einem Objekt wurde vor acht Monaten per Mail getroffen. Die Kollegin, die sie geführt hat, ist nicht mehr im Betrieb.
- Im persönlichen PostfachDie Mail ist da, aber niemand kommt heran. Rekonstruiert wird die Absprache aus dem Gedächtnis des Auftraggebers.
- Im BetriebspostfachDie Mail liegt am Objekt abgelegt und ist auffindbar, ohne dass jemand nach ihr gefragt werden muss.
- WeiterverarbeitungAus einer eingehenden Mail wird bei Bedarf ein Ticket oder ein Lead, ohne den Inhalt zu kopieren.
- Die AnbindungDas bestehende Postfach wird über IMAP und SMTP eingebunden. Ein Umzug der Betriebsadresse ist nicht nötig.
Was dieses Modul nicht tut.
Das Modul ist kein eigener Mailanbieter. Es bindet das vorhandene Postfach über IMAP und SMTP ein; die Adresse bleibt, wo sie ist.
Es liest keine privaten Postfächer. Eingebunden wird das Betriebspostfach — was über persönliche Adressen läuft, bleibt außen vor, und das ist auch der Grund, warum es das nicht sollte.
Was zu E-Mail-Postfach gefragt wird.
Müssen wir unsere E-Mail-Adresse wechseln?
Nein. Das bestehende Postfach wird über IMAP und SMTP eingebunden — die Anbindung gehört zu den acht Schnittstellen im Grundpreis.
Wird jede Mail automatisch zugeordnet?
Bekannte Absender werden dem Kontakt zugeordnet. Die Ablage am Objekt ist ein Handgriff, weil nur ein Mensch weiß, um welches Objekt es geht.
Was passiert bei einem Ausfall oder Austritt?
Der Schriftverkehr bleibt zugänglich, weil er am Objekt und am Kunden liegt und nicht in einem persönlichen Postfach.
Module, die dazugehören.
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