Tickets & Reklamationen
Beschwerden laufen nicht mehr über WhatsApp, sondern mit Verlauf, Zuständigkeit und Frist.
Tickets & Reklamationen in Kürze
Jede Beanstandung wird zum Ticket mit Verlauf, Zuständigkeit und Frist. Sie läuft nicht mehr über WhatsApp oder ein Telefonat, an das sich niemand genau erinnert.
Das Ticket hängt am Objekt und, wo vorhanden, am zugehörigen Leistungsnachweis — die Prüfung beginnt also nicht bei null.
Der Auftraggeber meldet direkt im Kundenportal und sieht dort auch den Stand der Bearbeitung.
Wiederkehrende Beanstandungen an einem Objekt werden sichtbar, weil sie an einer Stelle gesammelt sind.
Woran es ohne dieses Modul hängt.
Die Beschwerde kommt per Anruf, wird auf einem Zettel notiert und mündlich weitergegeben. Ob sie bearbeitet wurde, weiß niemand sicher.
Das kostet Wiederholungen derselben Beanstandung, Zuständigkeiten, die niemand übernimmt, und Fristen, die verstreichen. Vor allem verlieren Sie den Überblick darüber, welches Objekt tatsächlich Probleme macht.
Tickets & Reklamationen im Betrieb.
- EingangAus Portal, Mail oder Anruf wird ein Ticket am Objekt — mit Datum und Melder.
- ZuständigkeitDas Ticket bekommt eine Person und eine Frist, nicht nur einen Empfänger.
- PrüfenDer Leistungsnachweis zum genannten Termin hängt daran und klärt die Sachlage oft sofort.
- RückmeldungDie Antwort geht über das Portal raus und bleibt im Verlauf stehen.
- AuswertungHäufungen je Objekt werden sichtbar — als Hinweis auf Kalkulation oder Einweisung.
Tickets & Reklamationen an einem Beispiel.
- Der EingangEine Beanstandung kommt über das Kundenportal herein: Sanitärbereich im zweiten Obergeschoss, seit Montag nicht in Ordnung.
- Die ZuordnungDas Ticket hängt am Objekt und am zugehörigen Leistungsnachweis. Die Prüfung beginnt nicht bei null, sondern bei dem Bild, das am Montag aufgenommen wurde.
- Die BearbeitungZuständigkeit und Frist stehen fest. Der Verlauf ist lesbar, auch für jemanden, der das Gespräch nicht geführt hat.
- Die RückmeldungDer Auftraggeber sieht den Stand im Portal, ohne anzurufen.
- Nach einem JahrSichtbar wird, dass 11 von 34 Tickets zu einem einzigen Objekt gehören. Das ist kein Qualitätsproblem der Belegschaft, sondern ein Hinweis auf die Kalkulation dieses Objekts.
Was dieses Modul nicht tut.
Ein Ticketsystem löst keine Reklamation. Es sorgt dafür, dass sie nicht vergessen wird, dass jemand zuständig ist und dass später nachvollziehbar bleibt, was besprochen wurde.
Es ersetzt den Anruf beim verärgerten Auftraggeber nicht. Es liefert nur die Grundlage, mit der dieser Anruf anders verläuft.
Was zu Tickets & Reklamationen gefragt wird.
Können Auftraggeber selbst Tickets anlegen?
Ja, über das Kundenportal. Das ist der eigentliche Gewinn: Die Meldung kommt mit Objekt, Datum und Beschreibung an, statt als Anruf ohne Aktenzeichen.
Werden wiederkehrende Beanstandungen sichtbar?
Ja, weil sie an einer Stelle gesammelt sind. Ein Objekt, das dreimal im Quartal auffällt, hat selten ein Personalproblem.
Hängt das Ticket am Leistungsnachweis?
Wo einer vorliegt, ja. Das verkürzt die Prüfung erheblich, weil der Nachweis zur beanstandeten Leistung direkt danebensteht.
Module, die dazugehören.
KundenportalDer Auftraggeber sieht Pläne, Nachweise und Rechnungen selbst. Ohne Aufpreis.
LeistungsnachweiseFoto und Video zur erbrachten Leistung, mit Uhrzeit und Namen. Der Beleg, der Diskussionen beendet.
Objekte & ReinigungspläneJedes Objekt mit Raumbuch, Turnus und Leistungsverzeichnis — sichtbar für die Kraft vor Ort.
CRM & KontakteAuftraggeber, Ansprechpartner und der gesamte Schriftverkehr an einer Stelle.
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Nehmen Sie eine Reklamation, die Sie zuletzt geärgert hat — wir zeigen Ihnen, wie der Nachweis dazu im System aussehen würde. Ohne Verkaufsunterlage, ohne Termin beim Vertrieb.
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