Personalakte & Nachweise
Ausweise, Aufenthaltstitel und Qualifikationen mit Gültigkeitsdatum. Das System meldet sich vor dem Ablauf.
Personalakte & Nachweise in Kürze
Ausweise, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnisse und Qualifikationen liegen mit Gültigkeitsdatum in der Personalakte. Das System meldet sich vor dem Ablauf.
Ein abgelaufener Aufenthaltstitel im Bestand ist kein Verwaltungsfehler, sondern ein Haftungsthema für den Betrieb.
Die Unterlagen hängen an der Person und sind bei einer Prüfung an einer Stelle auffindbar, statt in mehreren Ordnern zu liegen.
Beim Austritt zeigt die Akte, was zurückzugeben ist — vom Schlüssel bis zum Gerät.
Woran es ohne dieses Modul hängt.
Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnisse und Qualifikationsnachweise laufen ab. Wer das nicht überwacht, merkt es im besten Fall bei der nächsten Prüfung.
Das Risiko trägt der Betrieb, nicht die beschäftigte Person: Beschäftigung ohne gültigen Titel ist ein Bußgeldtatbestand. Ein Ordner meldet sich nicht von selbst — und ein Zettel im Kalender wird beim Jahreswechsel vergessen.
Personalakte & Nachweise im Betrieb.
- AnlegenStammdaten, Vertrag und Unterlagen kommen bei der Einstellung an eine Stelle.
- FristenJedes Dokument bekommt sein Gültigkeitsdatum. Das System erinnert vor dem Ablauf, nicht danach.
- QualifikationenEinweisungen und Nachweise stehen dabei — und steuern, wer für welches Objekt vorgeschlagen wird.
- PrüfungBei einer Kontrolle liegen die Unterlagen zur Person beisammen statt in mehreren Ordnern.
- AustrittDie Akte zeigt offene Rückgaben: Schlüssel, Geräte, Ausweise.
Personalakte & Nachweise an einem Beispiel.
- Der BestandEin Betrieb mit 19 Mitarbeitern führt Ausweise, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnisse und Qualifikationen — in einem Ordner mit Registerblättern.
- Das ProblemEin Aufenthaltstitel ist seit sechs Wochen abgelaufen. Aufgefallen ist es niemandem, weil niemand monatlich 19 Dokumente durchsieht.
- Mit GültigkeitsdatumJedes Dokument liegt mit Ablaufdatum in der Akte. Das System meldet sich vor dem Ablauf, nicht danach.
- Die PrüfungKommt die Finanzkontrolle Schwarzarbeit, liegen die Unterlagen an einer Stelle statt in mehreren Ordnern.
- Der AustrittDie Akte zeigt, was zurückzugeben ist — vom Schlüssel bis zum Gerät.
Was dieses Modul nicht tut.
Die Personalakte prüft keine Dokumente inhaltlich. Sie hält fest, was vorliegt und wie lange es gilt; ob ein Titel zur Beschäftigung berechtigt, bleibt eine Frage an die Ausländerbehörde oder den Rechtsrat.
Sie ersetzt keine Lohnakte. Was das Lohnbüro führt, bleibt beim Lohnbüro; hier liegen die Nachweise, die im Betrieb und bei einer Prüfung gebraucht werden.
Was zu Personalakte & Nachweise gefragt wird.
Wie früh meldet sich das System vor einem Ablauf?
Die Vorlaufzeit wird je Dokumentart eingestellt. Bei Aufenthaltstiteln ist ein längerer Vorlauf sinnvoll, weil die Verlängerung Zeit braucht.
Welche Nachweise gehören typischerweise hinein?
Ausweis oder Pass, Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis, Nachweise über Unterweisungen, im Wachdienst zusätzlich die Unterrichtung nach § 34a Gewerbeordnung und die Sachkundeprüfung.
Wer darf die Akte einsehen?
Der Zugriff wird über Rollen geregelt. Eine Reinigungskraft sieht ihre eigenen Unterlagen, nicht die der Kollegen.
Müssen die Unterlagen beim Einsatz mitgeführt werden?
Im Gebäudereinigungsgewerbe müssen Beschäftigte ihre Ausweispapiere mitführen — das ist eine Pflicht der Person, auf die der Arbeitgeber hinweisen muss. Die digitale Akte ersetzt das nicht, hält aber fest, dass der Hinweis erfolgt ist.
Module, die dazugehören.
Verträge mit E-SignaturArbeits- und Kundenverträge digital ausfertigen und unterschreiben lassen.
SchlüsselübergabeWer hat welchen Schlüssel seit wann. Übergabe wird quittiert, nicht erinnert.
ZeiterfassungStempeln am Handy, mit Objektbezug. Keine Zettel, die am Monatsende abgetippt werden.
UrlaubsplanungAntrag, Freigabe, Restanspruch — und der Einsatzplan weiß sofort davon.
Kostenlos Termin buchen — und sehen Sie, was heutzutage möglich ist.
Nehmen Sie eine Reklamation, die Sie zuletzt geärgert hat — wir zeigen Ihnen, wie der Nachweis dazu im System aussehen würde. Ohne Verkaufsunterlage, ohne Termin beim Vertrieb.
Sie wählen selbst einen freien Platz im Kalender.