Verträge mit E-Signatur
Arbeits- und Kundenverträge digital ausfertigen und unterschreiben lassen.
Verträge mit E-Signatur in Kürze
Arbeits- und Kundenverträge werden im System ausgefertigt und digital unterschrieben. Drucken, einscannen und nachtelefonieren entfällt.
Der unterschriebene Vertrag liegt danach dort, wo er hingehört: in der Personalakte oder beim Auftraggeber.
Für Arbeitsverträge entstehen die Daten aus der Personalakte, für Kundenverträge aus dem Angebot — nicht aus einer neuen Eingabe.
Der Stand ist jederzeit sichtbar: ausgefertigt, versendet, unterschrieben.
Woran es ohne dieses Modul hängt.
Ein Arbeitsvertrag wird gedruckt, mitgegeben, vergessen, erinnert, erneut gedruckt und irgendwann unterschrieben zurückgebracht. Beim Kundenvertrag dauert derselbe Weg noch länger.
Bis der Vertrag vorliegt, arbeitet jemand ohne unterschriebene Grundlage oder ein Auftrag ist mündlich vereinbart. Beides ist im Streitfall die schlechtere Position — und beides entsteht nur durch den Papierweg.
Verträge mit E-Signatur im Betrieb.
- VorlageVertragsvorlagen liegen im System; die Daten kommen aus Personalakte oder Angebot.
- AusfertigenDas Dokument entsteht mit den hinterlegten Daten, ohne erneutes Abtippen.
- UnterschreibenDie Gegenseite unterschreibt digital — vor Ort auf dem Gerät oder über einen zugesandten Link.
- AblageDer unterschriebene Vertrag landet automatisch in der Personalakte oder beim Kunden.
- StandOffen, versendet, unterschrieben: der Stand ist sichtbar, ohne nachzufragen.
Verträge mit E-Signatur an einem Beispiel.
- Der übliche WegArbeitsvertrag ausdrucken, zur Unterschrift mitgeben, nachtelefonieren, einscannen, ablegen. Zwischen Zusage und unterschriebenem Vertrag liegen erfahrungsgemäß ein bis zwei Wochen.
- Mit E-SignaturDer Vertrag wird aus den Daten der Personalakte ausgefertigt und zur Unterschrift versendet. Getippt wird nichts ein zweites Mal.
- Der StandAusgefertigt, versendet, unterschrieben — der Stand ist sichtbar, ohne jemanden zu fragen.
- Die AblageDer unterschriebene Vertrag liegt danach dort, wo er hingehört: in der Personalakte oder beim Auftraggeber.
- KundenverträgeFür sie gilt derselbe Ablauf, nur entstehen die Daten aus dem angenommenen Angebot statt aus der Personalakte.
Was dieses Modul nicht tut.
Das Modul erstellt keine Vertragstexte. Vorlagen und Klauseln kommen vom Betrieb oder seinem Rechtsrat; das System füllt, versendet und legt ab.
Es berät nicht zur Formwirksamkeit. Für welche Erklärungen die Schriftform vorgeschrieben ist, entscheidet das Gesetz und nicht die Software — Nachweise nach dem Nachweisgesetz sind ein bekanntes Beispiel.
Was zu Verträge mit E-Signatur gefragt wird.
Woher kommen die Vertragsvorlagen?
Vom Betrieb. Hinterlegt werden die eigenen Vorlagen; das System setzt die Daten ein, die bereits in der Personalakte oder im Angebot stehen.
Sieht man, ob ein Vertrag noch offen ist?
Ja, am Stand: ausgefertigt, versendet, unterschrieben. Das ersetzt die Liste im Kopf, auf der offene Verträge sonst stehen.
Funktioniert das auch für Nachträge?
Ja. Ein Nachtrag zu einem Kundenvertrag entsteht aus demselben Vorgang und wird auf demselben Weg unterschrieben.
Module, die dazugehören.
Personalakte & NachweiseAusweise, Aufenthaltstitel und Qualifikationen mit Gültigkeitsdatum. Das System meldet sich vor dem Ablauf.
Angebote & AufträgeVom Aufmaß zum Angebot zum Auftrag — ohne den Umweg über Word.
CRM & KontakteAuftraggeber, Ansprechpartner und der gesamte Schriftverkehr an einer Stelle.
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Nehmen Sie eine Reklamation, die Sie zuletzt geärgert hat — wir zeigen Ihnen, wie der Nachweis dazu im System aussehen würde. Ohne Verkaufsunterlage, ohne Termin beim Vertrieb.
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