Zeiterfassung
Stempeln am Handy, mit Objektbezug. Keine Zettel, die am Monatsende abgetippt werden.
Zeiterfassung in Kürze
Die Reinigungskraft stempelt am Handy, und die Zeit hängt am Objekt und am Einsatz — nicht an einem Zettel, der am Monatsende abgetippt wird.
Das Mindestlohngesetz verlangt die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit binnen sieben Tagen sowie ihre Aufbewahrung für zwei Jahre. Die Gebäudereinigung steht auf der Prüfliste der Finanzkontrolle Schwarzarbeit weit oben.
Zeitkonto, Überstunden und Zuschläge laufen automatisch mit, statt am Monatsende gerechnet zu werden.
Der Export fürs Lohnbüro entsteht auf Knopfdruck; DATEV und Lexware Office gehören zu den acht Schnittstellen im Grundpreis.
Weil die Zeit am Objekt hängt, ist sie zugleich die Grundlage für die Nachkalkulation im Kennzahlen-Cockpit.
Woran es ohne dieses Modul hängt.
Stundenzettel liegen im Auto, werden am Monatsende nachgetragen und sind handschriftlich. In der Praxis ist das keine Aufzeichnung, sondern eine Rekonstruktion.
Bei einer Prüfung droht ein Bußgeld je Fall — und die Zettel halten der Prüfung ohnehin nicht stand. Gleichzeitig fehlt Ihnen die einzige belastbare Zahl, mit der sich ein Objekt nachkalkulieren lässt.
Zeiterfassung im Betrieb.
- KommenDie Kraft stempelt am Handy zum Einsatz. Objekt und Uhrzeit kommen aus dem Plan, nicht aus der Eingabe.
- GehenBeim Abstempeln steht die Dauer fest — binnen sieben Tagen aufgezeichnet, wie das MiLoG es verlangt.
- KorrekturNachträge sind möglich, bleiben aber als Korrektur sichtbar. Eine Aufzeichnung, die sich spurlos ändern lässt, ist keine.
- ZeitkontoÜberstunden, Zuschläge und Restansprüche laufen automatisch mit.
- AufbewahrungDie Daten liegen in Deutschland gehostet und bleiben zwei Jahre verfügbar.
- LohnbüroExport auf Knopfdruck, unter anderem nach DATEV und Lexware Office.
Zeiterfassung an einem Beispiel.
- Montag, 6:02 UhrDie Kraft stempelt am Handy zum Einsatz „Bürohaus Nord". Objekt und Uhrzeit stammen aus dem Plan, nicht aus einer Eingabe.
- 7:48 UhrSie stempelt ab. Erfasst sind Beginn, Ende und Dauer — damit ist die Anforderung des § 17 Mindestlohngesetz am selben Tag erfüllt und nicht erst am Monatsende.
- DienstagEine vergessene Stempelung wird nachgetragen. Der Nachtrag bleibt als Korrektur sichtbar; eine Aufzeichnung, die sich spurlos ändern lässt, wäre keine.
- MonatsendeAus 412 erfassten Stunden entsteht der Export fürs Lohnbüro auf Knopfdruck. Niemand tippt Zettel ab.
- DanachDieselben Stunden liegen je Objekt vor und sind damit die Grundlage für den Soll-Ist-Vergleich im Kennzahlen-Cockpit.
Was dieses Modul nicht tut.
Die Zeiterfassung rechnet keinen Lohn ab. Sie liefert die Grundlage und den Export — unter anderem nach DATEV und Lexware Office —, die Abrechnung selbst bleibt beim Lohnbüro oder beim Steuerberater.
Sie ist keine Standortüberwachung. Erfasst wird der Einsatz mit Objektbezug aus dem Plan, nicht der Aufenthalt einer Person im Tagesverlauf.
Sie bewertet die Arbeitszeit nicht rechtlich. Ob eine Fahrzeit Arbeitszeit ist und wie Zuschläge zu behandeln sind, entscheidet der Betrieb mit seiner Lohnabrechnung.
Was zu Zeiterfassung gefragt wird.
Reicht die Erfassung für eine Prüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit?
Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer je Tag und Person, gespeichert auf Servern in Deutschland und über die gesetzlich geforderten zwei Jahre verfügbar. Damit liegen die Angaben vor, nach denen bei einer Prüfung gefragt wird. Die Verantwortung für Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt beim Betrieb.
Können Mitarbeiter ihre Zeiten nachträglich ändern?
Nachträge sind möglich, weil sie im Alltag nötig sind — eine vergessene Stempelung kommt vor. Sie bleiben aber als Korrektur gekennzeichnet, mit Zeitpunkt und Person.
Was ist mit Fahrzeiten zwischen zwei Objekten?
Sie lassen sich als eigene Zeit erfassen. Fahrzeiten zwischen zwei Einsatzorten während der Arbeitszeit sind in aller Regel Arbeitszeit — wer sie nicht erfasst, unterschreitet die tatsächliche Arbeitszeit und stellt sie dem Auftraggeber auch nicht in Rechnung.
Braucht jede Reinigungskraft ein Diensthandy?
Nein. Gestempelt wird über die App auf dem eigenen Gerät. Wo das nicht gewünscht ist, ist die Erfassung über ein gemeinsames Gerät im Objekt der übliche Weg.
Module, die dazugehören.
EinsatzplanungWer ist wann in welchem Objekt. Krankmeldung rein, Ersatz vorgeschlagen, Plan wieder stimmig.
LeistungsnachweiseFoto und Video zur erbrachten Leistung, mit Uhrzeit und Namen. Der Beleg, der Diskussionen beendet.
Kennzahlen-CockpitWelches Objekt trägt sich, welches nicht — monatlich statt am Jahresende.
Rechnungen & BuchhaltungAus erfassten Stunden und Leistungen wird die Rechnung. Bankumsätze ordnen sich selbst zu.
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