Einsatzplanung
Wer ist wann in welchem Objekt. Krankmeldung rein, Ersatz vorgeschlagen, Plan wieder stimmig.
Einsatzplanung in Kürze
Die Einsatzplanung hält fest, wer wann in welchem Objekt arbeitet — als ein Plan für den ganzen Betrieb. Jede Änderung erreicht die betroffene Reinigungskraft als Mitteilung auf dem Handy.
Eine Krankmeldung wird im Plan erfasst; das System schlägt Ersatz aus den Kräften vor, die für das Objekt eingewiesen und an dem Tag verfügbar sind.
Jede Kraft sieht ausschließlich ihre eigenen Einsätze — nicht den Plan des gesamten Betriebs.
Urlaub und Krankheit stehen im System und werden beim Planen berücksichtigt, statt in einem Gruppenchat unterzugehen.
Wo die Reinigung an Buchungen hängt, legen die angebundenen Buchungssysteme die Einsätze selbst an — acht Schnittstellen sind im Grundpreis enthalten.
Woran es ohne dieses Modul hängt.
Einsatzpläne im Gruppenchat, die Krankmeldung um 5:40 Uhr per Sprachnachricht, die Umplanung per Telefon. Wer heute wo ist, weiß am Ende nur eine Person — und die ist auch mal im Urlaub.
Das kostet jeden Morgen 60 bis 90 Minuten Telefoniererei und gelegentlich ein Objekt, das niemand angefahren hat, weil eine Nachricht untergegangen ist. Dazu kommt ein Datenschutzrisiko, wenn Kundenadressen über private WhatsApp-Konten laufen.
Einsatzplanung im Betrieb.
- Plan anlegenObjekte, Turnus und Zeitfenster stehen am Objekt. Der Plan entsteht daraus, nicht aus einer leeren Tabelle.
- ZuteilenKräfte werden Einsätzen zugeordnet. Wer für das Objekt nicht eingewiesen ist, wird nicht vorgeschlagen.
- VeröffentlichenDie Kraft sieht ihre Einsätze in der App — in ihrer Sprache, mit Adresse und Zugang.
- AusfallKrankmeldung im System statt im Chat. Der Plan zeigt sofort die Lücke und mögliche Vertretungen.
- ÄnderungJede Umplanung geht als Mitteilung raus. Niemand fährt zu einem Termin, den es nicht mehr gibt.
- AutomatischAus angebundenen Buchungssystemen entstehen Einsätze ohne Zutun — adress- und einheitengenau.
Einsatzplanung an einem Beispiel.
- 5:40 UhrEine Reinigungskraft meldet sich krank. Sie war für drei Objekte eingeteilt: ein Bürohaus, eine Arztpraxis, ein Treppenhaus.
- 5:41 UhrDie Krankmeldung wird im Plan erfasst. Die drei Einsätze stehen als Lücke da, statt unbemerkt auszufallen.
- 5:43 UhrDas System zeigt, wer an diesem Tag verfügbar und für diese Objekte eingewiesen ist. Zwei Kräfte kommen infrage, eine davon ist bereits ausgelastet.
- 5:45 UhrDie Einsätze werden umgeteilt. Die betroffene Kraft bekommt die Änderung als Mitteilung auf ihr Handy, mit Adresse und Zugang.
- ErgebnisFünf Minuten statt einer Stunde Telefonate — und kein Objekt, das niemand angefahren hat, weil eine Nachricht untergegangen ist.
Was dieses Modul nicht tut.
Die Einsatzplanung erfasst keine Arbeitszeit. Sie legt fest, wer wann wo eingeteilt ist; was tatsächlich gearbeitet wurde, kommt aus der Zeiterfassung — das sind zwei Zahlen, die man nicht verwechseln darf.
Sie optimiert keine Fahrtrouten. Touren werden so gebildet, wie der Betrieb sie fährt, und nicht nach einer Berechnung, die die örtlichen Gegebenheiten nicht kennt.
Sie ersetzt das Gespräch nicht. Eine kurzfristige Umplanung erreicht die Kraft als Mitteilung; ob sie den Einsatz übernehmen kann, entscheidet weiterhin sie.
Was zu Einsatzplanung gefragt wird.
Sieht jede Reinigungskraft den ganzen Plan?
Nein. Jede Kraft sieht ausschließlich ihre eigenen Einsätze — mit Adresse, Zeitfenster und Zugang. Der Gesamtplan des Betriebs bleibt im Büro.
Was passiert, wenn jemand die Mitteilung nicht liest?
Der Plan zeigt im Büro, welche Änderung offen ist. Das ersetzt den Anruf im Zweifelsfall nicht, aber es macht sichtbar, wo einer nötig ist — im Gruppenchat sieht man das nie.
Funktioniert die Planung auch ohne Smartphone der Mitarbeiter?
Der Plan lässt sich je Person ausdrucken. Der Nutzen ist dann allerdings deutlich geringer, weil eine Änderung nach dem Ausdruck niemanden mehr erreicht.
Wie kommen Einsätze aus einem Buchungssystem in den Plan?
Über die angebundenen Schnittstellen: Der Check-out in apaleo oder die Abreise in Smoobu legt den Einsatz selbst an, adress- und einheitengenau. Beide Anbindungen sind im Grundpreis enthalten.
Module, die dazugehören.
SchichtplanungWiederkehrende Touren einmal anlegen, danach läuft der Plan von selbst weiter.
ZeiterfassungStempeln am Handy, mit Objektbezug. Keine Zettel, die am Monatsende abgetippt werden.
UrlaubsplanungAntrag, Freigabe, Restanspruch — und der Einsatzplan weiß sofort davon.
Objekte & ReinigungspläneJedes Objekt mit Raumbuch, Turnus und Leistungsverzeichnis — sichtbar für die Kraft vor Ort.
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