Leistungsnachweise
Foto und Video zur erbrachten Leistung, mit Uhrzeit und Namen. Der Beleg, der Diskussionen beendet.
Leistungsnachweise in Kürze
Jede erbrachte Leistung wird im Objekt mit Foto oder kurzem Video dokumentiert. Uhrzeit, Objekt und Name der Reinigungskraft hängen automatisch daran.
Ein belastbarer Nachweis besteht aus vier Angaben: was gereinigt wurde, in welchem Objekt, wann und von wem. Fehlt eine davon, endet die Reklamation erfahrungsgemäß mit einer Gutschrift.
Die Aufnahme entsteht in der App der Reinigungskraft direkt nach der Leistung — nicht am Monatsende im Büro.
Der Auftraggeber sieht den Nachweis auf Wunsch selbst im Kundenportal, das ohne Aufpreis im Preis von 12 Euro pro Reinigungskraft und Monat enthalten ist.
Der Nachweis dient nicht der Kontrolle der Belegschaft, sondern der Rückendeckung des Betriebs gegenüber dem Auftraggeber.
Woran es ohne dieses Modul hängt.
„Bei uns war letzte Woche Donnerstag niemand." Sie rufen die Reinigungskraft an, die sagt: doch, ich war da. Aussage gegen Aussage. Sie geben nach, weil Sie das Objekt nicht verlieren wollen.
Das kostet Gutschriften, unbezahlte Nachreinigungen und im Extremfall die Kündigung des Objekts — unabhängig davon, ob die Leistung erbracht wurde. Ohne Beleg gewinnt der Auftraggeber jede dieser Diskussionen.
Leistungsnachweise im Betrieb.
- Regel je ObjektSie legen fest, wo ein Nachweis Pflicht ist: Sanitär, Treppenhaus und Eingang immer, der Rest stichprobenweise. Nachweise, die niemand ansieht, kosten nur Zeit.
- Aufnahme vor OrtDie Kraft fotografiert in ihrer App. Objekt, Uhrzeit und Name stammen aus dem laufenden Einsatz.
- UnterschriftWo der Auftraggeber quittiert, wird auf dem Gerät unterschrieben. Die Unterschrift hängt am selben Datensatz.
- AblageDer Nachweis liegt am Objekt und am Einsatz — nicht in einer Bildergalerie, die niemand durchsucht.
- HerausgabeAls PDF an den Auftraggeber, oder er sieht ihn selbst im Kundenportal unter „Meine Nachweise".
- Im StreitfallSuche nach Objekt und Datum. Der Beleg liegt in zehn Sekunden auf dem Tisch.
Leistungsnachweise an einem Beispiel.
- DienstagDie Kraft reinigt den Sanitärbereich im Objekt „Ärztehaus West" und fotografiert das Ergebnis in ihrer App. Objekt, Uhrzeit und Name hängen automatisch am Bild.
- FreitagDer Auftraggeber meldet: Am Dienstag sei niemand da gewesen.
- Zehn Sekunden späterSuche nach Objekt und Datum. Der Nachweis liegt vor — mit Uhrzeit und Namen.
- Das GesprächEs geht nicht mehr darum, ob gereinigt wurde, sondern höchstens darum, wie. Das ist eine andere Verhandlung.
- Ohne NachweisAussage gegen Aussage. Erfahrungsgemäß endet das mit einer Gutschrift, weil der Dienstleister das Objekt nicht verlieren will.
Was dieses Modul nicht tut.
Der Nachweis dient nicht der Kontrolle der Belegschaft, sondern der Rückendeckung des Betriebs gegenüber dem Auftraggeber. Dokumentiert wird die Leistung, nicht die Person.
Nicht jeder Einsatz braucht einen Nachweis. Sinnvoll ist eine Regel je Objekt — kritische Bereiche immer, der Rest stichprobenweise. Nachweise, die niemand ansieht, kosten nur Zeit.
Ein Foto ersetzt keine vertragliche Vereinbarung. Was als erbracht gilt, steht im Leistungsverzeichnis; der Nachweis belegt nur, dass es geschehen ist.
Was zu Leistungsnachweise gefragt wird.
Ist ein Foto rechtlich als Nachweis ausreichend?
Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift für Leistungsnachweise in der Gebäudereinigung — maßgeblich ist der Vertrag. In der Praxis entscheidet nicht die Rechtsform, sondern die Beweislage: Wer ein datiertes Bild mit Objekt- und Personenbezug vorlegt, verhandelt anders als jemand, der auf einen Stundenzettel verweist.
Was sagt der Datenschutz dazu?
Fotografiert wird die erbrachte Leistung, nicht die Person. Ein Personenbezug entsteht erst über die Zuordnung im System, die dem Zweck der Nachweisführung dient. Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig; die Zweckbindung gehört in die Betriebsvereinbarung.
Sieht der Auftraggeber die Nachweise selbst?
Auf Wunsch ja, über das Kundenportal. Er sieht dort ausschließlich die Nachweise zu seinen eigenen Objekten. Das Portal ist im Preis enthalten.
Wie lange bleiben die Nachweise verfügbar?
Sie liegen am Objekt und am Einsatz und bleiben dort abrufbar, solange das Objekt geführt wird. Sie landen nicht in einer Bildergalerie, die niemand durchsucht.
Module, die dazugehören.
KundenportalDer Auftraggeber sieht Pläne, Nachweise und Rechnungen selbst. Ohne Aufpreis.
Tickets & ReklamationenBeschwerden laufen nicht mehr über WhatsApp, sondern mit Verlauf, Zuständigkeit und Frist.
ZeiterfassungStempeln am Handy, mit Objektbezug. Keine Zettel, die am Monatsende abgetippt werden.
Objekte & ReinigungspläneJedes Objekt mit Raumbuch, Turnus und Leistungsverzeichnis — sichtbar für die Kraft vor Ort.
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Nehmen Sie eine Reklamation, die Sie zuletzt geärgert hat — wir zeigen Ihnen, wie der Nachweis dazu im System aussehen würde. Ohne Verkaufsunterlage, ohne Termin beim Vertrieb.
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