Steigende Materialkosten fallen fast immer erst im Jahresabschluss auf. Bis dahin sind sie eine Zahl auf einem Sammelkonto, hinter der zwölf Monate, vierzig Objekte und zwei Dutzend Bestellungen stehen.
Warum die Summe nichts sagt
Eine Materialposition ohne Objektbezug beantwortet keine Frage. Sie sagt nicht, ob ein Objekt zu viel verbraucht, ob ein Auftraggeber mehr abnimmt als vereinbart oder ob die Kalkulation den Materialanteil von Anfang an zu niedrig angesetzt hat.
Das ist derselbe Fehler wie bei den Stunden: Erfasst wird die Menge, nicht der Bezug. Und ohne Bezug ist auch die genaueste Zahl wertlos.
Was eine Zuordnung sichtbar macht
Wird Verbrauchsmaterial bei der Ausgabe dem Objekt zugeschrieben, entsteht nach wenigen Monaten eine Reihe, die sich lesen lässt. Ein Objekt, das je Quadratmeter doppelt so viel verbraucht wie ein vergleichbares, hat einen Grund — und der ist selten die Reinigungskraft.
Häufiger sind es drei andere: Der Auftraggeber entnimmt selbst aus dem Lagerraum. Das Objekt hat eine Nutzung, die in der Kalkulation nicht vorgesehen war. Oder Verbrauchsmaterial, das nach Vertrag der Auftraggeber stellt, wird stillschweigend mitgeliefert.
Geräte sind ein anderes Thema
Bei Maschinen zählt nicht die Menge, sondern der Verbleib. Wer hat welches Gerät seit wann — dieselbe Frage wie beim Schlüssel, nur mit höherem Anschaffungswert und mit Prüffristen, die daran hängen.
Ein Gerät, das seit dem Austritt eines Mitarbeiters niemandem zugeordnet ist, taucht in keiner Inventur auf, weil niemand es vermisst.
Bestellen, bevor es leer ist
Der teuerste Einkauf ist der eilige. Bestellt wird in vielen Betrieben dann, wenn jemand im Objekt meldet, dass nichts mehr da ist — also zum ungünstigsten Zeitpunkt, in der kleinsten Menge und ohne Preisvergleich.
Ein sichtbarer Bestand mit einer Meldeschwelle dreht das um. Und eine offene Bestellung, die als solche gekennzeichnet ist, verhindert die zweite, die jemand anders auslöst, weil er von der ersten nichts wusste.
Zurück in die Kalkulation
Der eigentliche Nutzen liegt nicht im Einkauf, sondern in der Nachkalkulation. Solange Materialkosten keinem Objekt zugeordnet sind, fehlen sie in jedem Soll-Ist-Vergleich — und der zeigt dann ein Objekt als tragfähig, das es nicht ist.
