Die unangenehmste Zahl im Reinigungsbetrieb ist nicht der Umsatz. Es ist die Frage, welches der sechzig Objekte den Gewinn der anderen neunundfünfzig auffrisst.
Warum die Antwort meistens fehlt
Die Rechnung an den Auftraggeber steht im Rechnungsprogramm. Die Löhne stehen bei der Lohnbuchhaltung. Die Stunden stehen auf Zetteln. Und der Vertrag liegt in einem Ordner. Diese vier Quellen zusammenzuführen, kostet für ein einzelnes Objekt einen halben Tag — für sechzig Objekte tut das niemand.
Also wird es einmal im Jahr getan, in Form der Auswertung des Steuerberaters. Die ist korrekt, kommt aber elf Monate nach dem ersten Verlustmonat und kennt keine Objekte, nur Konten.
Die einzige Kennzahl, die zählt
Rentabilität in der Gebäudereinigung entscheidet sich an einer Stelle: kalkulierte Stunden gegen geleistete Stunden, je Objekt, je Monat.
Der Umsatz ist im Festpreisvertrag konstant und sagt deshalb nichts. Die Kosten bewegen sich fast vollständig über die Arbeitszeit. Wenn ein Objekt mit 42 Stunden im Monat kalkuliert wurde und 51 Stunden gebraucht hat, sind das neun Stunden, die niemand bezahlt.
Voraussetzung dafür ist ein Objektbezug in der Zeiterfassung. Eine Stundenzahl ohne Objekt lässt sich nur der Lohnabrechnung zuordnen, nicht dem Vertrag. Genau das ist der Grund, warum die Frage in vielen Betrieben unbeantwortbar ist — nicht fehlende Auswertung, sondern fehlende Erfassungstiefe.
Die zwei häufigsten Verlustmuster
Der still gewachsene Leistungsumfang. Ein Objekt wird 2019 mit einem Leistungsverzeichnis kalkuliert. Über die Jahre kommen Dinge dazu: die zweite Teeküche, der neue Anbau, das Treppenhaus, das „ihr ja sowieso mitmacht”. Keine dieser Erweiterungen wurde je in den Vertrag geschrieben. Der Preis ist der von 2019, die Arbeit die von heute.
Der Tariflohn. Das Gebäudereinigerhandwerk ist tarifgebunden über einen allgemeinverbindlichen Tarifvertrag — er gilt damit auch für nicht organisierte Betriebe. Die Lohnuntergrenzen steigen regelmäßig. Ein mehrjähriger Festpreisvertrag ohne Preisgleitklausel überträgt jede dieser Erhöhungen vollständig auf die Marge des Dienstleisters. Wer nicht monatlich sieht, welche Objekte dadurch kippen, merkt es an der Jahresauswertung.
Aus diesem zweiten Muster folgt eine praktische Konsequenz für jeden neuen Vertrag: eine Anpassungsklausel für den Fall der Tariferhöhung gehört hinein. Sie durchzusetzen ist unangenehm — nachträglich zu verhandeln ist unangenehmer.
Was ein monatlicher Blick verändert
Sobald der Soll-Ist-Vergleich monatlich vorliegt, ändern sich drei Dinge:
- Nachverhandlungen werden führbar. „Wir liegen bei diesem Objekt seit sieben Monaten 20 Prozent über der Kalkulation, hier sind die Zahlen” ist ein anderes Gespräch als „es rechnet sich nicht mehr”.
- Angebote werden besser. Wer die Iststunden vergleichbarer Objekte kennt, kalkuliert das nächste realistischer.
- Trennungen werden früher möglich. Ein Objekt zu kündigen ist im Monat vier billiger als im Monat achtundzwanzig.
Wie ReinigungsDesk das abbildet
Der Sollwert entsteht in Objekte & Reinigungspläne aus Raumbuch, Turnus und Leistungsverzeichnis, beziehungsweise in Angebote & Aufträge aus der Kalkulation, mit der das Angebot gerechnet wurde. Der Istwert entsteht in der Zeiterfassung, weil dort mit Objektbezug gestempelt wird. Das Kennzahlen-Cockpit stellt beides gegenüber — monatlich, je Objekt, ohne dass jemand etwas zusammenträgt.
