Kaum eine Pflicht wird in Reinigungsbetrieben so zuverlässig unterschätzt wie die Aufzeichnung der Arbeitszeit. Sie gilt für jeden Betrieb, unabhängig von der Größe, und sie gilt in der Gebäudereinigung strenger als in den meisten anderen Branchen.
Warum die Gebäudereinigung besonders betroffen ist
Das Mindestlohngesetz verlangt in § 17 MiLoG von bestimmten Branchen, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzuzeichnen. Welche Branchen das sind, steht in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — und das Gebäudereinigungsgewerbe ist dort ausdrücklich aufgeführt, zusammen mit dem Baugewerbe, der Fleischwirtschaft, dem Speditions- und Transportgewerbe und einigen anderen.
Die Aufnahme in diese Liste hat zwei Folgen. Erstens gilt die Aufzeichnungspflicht für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber. Zweitens gilt im Objekt die Mitführungspflicht: Beschäftigte müssen ihren Personalausweis, Pass oder Aufenthaltstitel bei der Arbeit dabeihaben und auf Verlangen vorzeigen.
Die drei Fristen, die zählen
Drei Zahlen entscheiden darüber, ob eine Prüfung glatt läuft:
- Sieben Tage. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages vorliegen. Nicht zum Monatsende, nicht zur Lohnabrechnung.
- Zwei Jahre. So lange sind die Aufzeichnungen mindestens aufzubewahren, und zwar so, dass sie im Inland vorgelegt werden können.
- Sofort. Auf Verlangen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit sind die Unterlagen bereitzustellen. Ein „das schicken wir nach” ist keine gute Position.
Die Sieben-Tage-Frist ist die Stelle, an der Papier praktisch immer verliert. Ein Stundenzettel, der im Objekt liegt und am 30. des Monats gesammelt ins Büro kommt, war zwölf Tage zu spät fertig — auch wenn er inhaltlich völlig korrekt ist.
Was das Bundesarbeitsgericht 2022 verändert hat
Lange galt die Aufzeichnungspflicht des MiLoG als Sonderrecht einzelner Branchen. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist klar: Arbeitgeber sind bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit erfasst wird. Das Gericht stützte sich dabei auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18), das ein „objektives, verlässliches und zugängliches System” verlangt.
Für Reinigungsbetriebe ändert das weniger, als es klingt — sie waren ohnehin schon aufzeichnungspflichtig. Es nimmt aber das letzte Argument weg, die Erfassung sei eine Formalie, die man nachtragen könne.
Was in der Praxis schiefgeht
In der Sache scheitert es selten am guten Willen. Es scheitert an vier wiederkehrenden Mustern:
- Der Zettel im Objekt. Er wird abends ausgefüllt, manchmal für die ganze Woche auf einmal, und ist bis zum Monatsende unterwegs.
- Die Excel-Nacherfassung. Im Büro wird abgetippt, was auf den Zetteln steht. Dabei entstehen Zahlendreher, und die Datei trägt kein Datum, das die Sieben-Tage-Frist belegen würde.
- Die vergessene Fahrzeit. Wer zwischen zwei Objekten fährt, arbeitet. Diese Zeit fehlt in der Aufzeichnung — und in der Rechnung an den Auftraggeber gleich mit.
- Der fehlende Objektbezug. Eine Stundenzahl ohne Objekt lässt sich weder gegen den Vertrag prüfen noch abrechnen. Sie beantwortet die Frage der Prüfer nicht, wer wann wo war.
Wie ReinigungsDesk die Pflicht abbildet
Im System stempelt die Reinigungskraft am eigenen Handy ein und aus — mit Objektbezug, in ihrer eigenen Sprache. Die Aufzeichnung entsteht am Tag der Arbeitsleistung, nicht sieben Tage später, und sie ist ab dem Moment im Büro sichtbar. Aus derselben Erfassung entstehen anschließend die Lohnvorbereitung und die Rechnung an den Auftraggeber, ohne dass jemand etwas abtippt.
Die Module dazu sind Zeiterfassung für das Stempeln, Einsatzplanung für den Soll-Wert, gegen den gestempelt wird, und Personalakte & Nachweise für Ausweise und Aufenthaltstitel mit Gültigkeitsdatum — das System meldet sich, bevor eines abläuft.
Was dieser Beitrag nicht ist
Eine Rechtsberatung. Die Regeln sind hier so wiedergegeben, wie sie in der Praxis eines Reinigungsbetriebs ankommen; im Einzelfall — etwa bei Tarifbindung, Nachunternehmereinsatz oder Entsendung — lohnt der Blick in den konkreten Vertrag und das Gespräch mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.
