In kaum einem anderen Gewerbe hängt so viel an Papieren mit Ablaufdatum wie in der Gebäudereinigung. Und in kaum einem anderen ist die Überwachung so oft ungeregelt.
Was alles ein Datum trägt
- Ausweis oder Pass — bei einem abgelaufenen Dokument fehlt die Identitätsgrundlage.
- Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis — der kritischste Fall, weil daran die Zulässigkeit der Beschäftigung hängt.
- Unterweisungen — Arbeitssicherheit, Gefahrstoffe, Hygiene, je nach Objekt.
- Qualifikationen — im Wachdienst die Unterrichtung nach § 34a Gewerbeordnung und die Sachkundeprüfung.
- Betriebliche Nachweise — Versicherungen, Bescheinigungen, Zertifikate.
Bei zwanzig Beschäftigten kommen so schnell achtzig Dokumente mit eigenem Datum zusammen.
Warum die monatliche Durchsicht nicht stattfindet
Sie ist nicht schwierig, sie ist nur unattraktiv. Zwanzig Ordner durchzusehen, um festzustellen, dass nichts zu tun ist, erledigt niemand freiwillig zum Monatsende — und wenn doch, dann nicht zwölfmal im Jahr.
Die Folge ist eine Verschiebung: Aufgefallen wird der Ablauf nicht bei einer Durchsicht, sondern bei einer Prüfung oder wenn die betroffene Person selbst darauf hinweist.
Das Datum gehört ans Dokument
Eine Erinnerung im Kalender wird verschoben, weil im Kalender nicht steht, worum es geht. Ein Ablaufdatum, das am Dokument selbst hängt, ist dagegen eindeutig — und die Meldung kommt, ohne dass jemand suchen muss.
Entscheidend ist der Vorlauf, und der ist nicht überall gleich:
| Dokumentart | Sinnvoller Vorlauf |
|---|---|
| Unterweisung, kurzfristig nachholbar | wenige Wochen |
| Qualifikationsprüfung mit Terminbindung | mehrere Monate |
| Aufenthaltstitel, Verlängerung bei der Behörde | deutlich mehr |
Ein einheitlicher Vorlauf von vier Wochen für alles ist bei Unterweisungen zu lang und bei Titelverlängerungen viel zu kurz.
Beim Austritt
Dieselbe Akte, die Fristen führt, sollte auch zeigen, was beim Ausscheiden zurückzugeben ist: Schlüssel, Transponder, Geräte, Arbeitskleidung, Zugänge. Der häufigste Fall eines verschwundenen Schlüssels ist nicht der Verlust im Objekt, sondern der nie zurückgeforderte Schlüssel einer längst ausgeschiedenen Person.
Nachunternehmer nicht vergessen
Die Unterlagen beauftragter Unternehmen haben ebenfalls ein Ablaufdatum und werden bei einer Prüfung erfragt. Sie gehören in denselben Bestand und in dieselbe Fristüberwachung wie die eigenen.
Dieser Beitrag gibt den Stand allgemein wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
