Öffentliche Auftraggeber vergeben in der Gebäudereinigung erhebliche Volumen, und viele kleine Betriebe beteiligen sich nicht daran. Der genannte Grund ist meistens der Aufwand. Der tatsächliche ist oft, dass beim ersten Versuch etwas Formales schiefging.
Der Aufwand liegt nicht im Preis
Die Kalkulation eines Objekts unterscheidet sich nicht danach, wer es ausschreibt. Fläche, Turnus, Leistungswerte, Stundensätze — das rechnet ein Betrieb ohnehin.
Der Unterschied liegt in allem drumherum: Formblätter, Eigenerklärungen, Nachweise, Referenzen, Fristen, Formvorgaben für die Einreichung. Dieser Teil ist unangenehm, aber er ist einmalig vorbereitbar und danach wiederverwendbar.
Die Vorentscheidung in fünf Minuten
Bevor irgendetwas gerechnet wird, entscheiden drei Angaben:
Losgröße. Passt das Objekt zur eigenen Kapazität, oder müsste man für einen einzigen Auftrag den halben Betrieb umbauen?
Entfernung. Ein Objekt außerhalb des Einzugsgebiets bindet Fahrzeit, die in der Kalkulation selten vollständig abgebildet ist.
Nachweisliste. Was wird gefordert, und liegt es vor? Wenn zwei Nachweise fehlen, die nicht kurzfristig zu beschaffen sind, ist die Antwort bereits gefallen.
Die Nachweise einmal aufbauen
Regelmäßig gefordert werden:
- Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaft
- Nachweis der Betriebshaftpflicht mit Mindestdeckungssumme
- Referenzen vergleichbarer Objekte, oft mit Ansprechpartner
- Angaben zu Personal, Ausstattung und Qualifikationen
- Erklärungen zu Mindestlohn, Tariftreue und Nachunternehmern
Alle haben ein Ablaufdatum. Wer sie mit Gültigkeit führt und rechtzeitig erneuert, hat sie im Bedarfsfall vorliegen statt sie unter Fristdruck zu beantragen.
Woran Angebote wirklich scheitern
Nicht am Preis. Am häufigsten an Unvollständigkeit: eine Anlage nicht ausgefüllt, ein Nachweis nicht beigelegt, eine Erklärung nicht unterschrieben. Ein solches Angebot wird ausgeschlossen, bevor der Preis angesehen wird.
Die zweithäufigste Ursache ist die Frist. Sie ist bei Ausschreibungen keine Empfehlung, und eine Einreichung eine Minute danach ist verspätet.
Die benannte Objektleitung
Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine namentlich benannte Objektleitung mit Erreichbarkeitszeiten und Vertretungsregelung. Diese Angabe ist Teil des Angebots und damit verbindlich. Wer eine Person benennt und später eine andere einsetzt, weicht vom Angebot ab — das gehört angezeigt und abgestimmt.
Wenn ein Entwurf hilft
Ein Textentwurf, gleich ob aus einer Vorlage oder von einem Sprachmodell, verkürzt die Schreibzeit für das Anschreiben. Er ersetzt die Prüfung nicht. Verantwortet wird die Bewerbung vom Betrieb, und der Teil, der über Zuschlag oder Ausschluss entscheidet, sind ohnehin die Anlagen.
